早く正確に！ChatGPTでメールを効率的に作成するテクニックを解説 

ChatGPTを使うと、効率的にメール作成を行えます。しかし、ChatGPTにどのようなプロンプトを入力すれば、メール作成にかかる時間を短縮できるか疑問に思う方もいるでしょう。

適切なプロンプトを知らないままだと、すべて手打ちでメールを作成することになり、時間効率が悪い状態が続いてしまいます。

本記事では、ChatGPTを使った効果的なメールの作成方法や具体的なプロンプト例、メール作成以外での活用法について詳しく解説します。本記事を読めば効率的かつ正確にビジネスメールを作成できるようになるので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

ChatGPT4の使い方をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をあわせてごらんください。

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ChatGPTを使った効果的なメール作成方法

ChatGPTを活用することで、メール作成の効率が大幅に向上します。ChatGPTを使ってメールを作成するには、次の3つのステップが考えられます。

1. 目的を明確にする
2. 具体的な指示を与える
3. レビューと修正を行う

まずは、この基本的な流れを理解しましょう。

また、ビジネスメールで多用される挨拶文や結びの言葉をChatGPTで自動生成すれば、タイプミスや言い回しの誤りを避けられます。

希望通りのメール文を作成するには、適切なプロンプトの設計が不可欠です。明確かつ具体的な指示を心がけ、ChatGPTに的確な情報を与えるよう意識しましょう。

ChatGPTにメールを書いてもらう場合のプロンプト例 

ここでは、ChatGPTにメールを書いてもらう際のプロンプト例を以下8つのケースに分けて解説します。

• 顧客からの問い合わせへの返信メール 
• プロジェクト更新の依頼のメール 
• 会議のスケジュール調整のメール
• 請求書の送付と支払いの催促のメール 
• 再度連絡を入れるメール 
• 顧客へのフォローアップメール 
• イベントやセミナーへの招待メール 
• 感謝のメール 

これらのプロンプトを参考に自分のニーズに合わせた指示をChatGPTに与えることで、効率的にメールを作成できます。

顧客からの問い合わせへの返信メール

顧客からの問い合わせに対する返信メールを作成する場合、具体的な情報を提供しつつ、丁寧でプロフェッショナルなトーンの維持が重要です。

たとえば、以下のようなプロンプトを使用すると良いでしょう。

【プロンプト例】
顧客からの問い合わせに対して、#前提条件をもとに返信メールを書いてください。内容は製品の配送遅延に関するもので、謝罪のうえ現在の配送状況を説明し、再発防止策についても触れてください。

#前提条件
-顧客名：○○様
-注文番号：12345
-注文日：2023年月15日
-問い合わせ内容：注文した製品がまだ届いていない
-返信内容：謝罪、現在の配送状況、再発防止策

【ChatGPT出力例】

多少修正は必要ですが、記載内容の詳細を具体的に指示すれば、実用的なメール文章を作成してもらえます。

プロジェクト更新の依頼のメール

プロジェクトの進捗や更新を依頼するメールでは、具体的な進捗状況や次のステップを明確に伝える必要があります。以下のプロンプトを使用して作成してみましょう。

【プロンプト例】
プロジェクトの更新を依頼するメールを、#前提条件をもとに書いてください。内容はプロジェクトの現在の進捗状況の確認と次のステップに関する依頼を含めてください。

#前提条件
– 受信者名：○○様
– プロジェクト名：新製品開発プロジェクト
– 現在の進捗：初期デザインが完了し、製造プロセスに移行予定
– 次のステップ：製造開始の承認およびスケジュールの確認

【ChatGPT出力例】

会議のスケジュール調整のメール

会議のスケジュール調整を依頼するメールでは、候補日時を明示し、受信者の都合を伺うようにしましょう。

社内向け・社外向けでも適したメールのトーンが異なるため「誰（どのような立場の人物）に対して送るのか」を明確に指示してください。

プロンプト例は以下の通りです。

【プロンプト例】
会議のスケジュール調整を依頼するメールを、#前提条件をもとに書いてください。内容は会議の目的と候補日時を提示し、相手の都合を伺うものとします。なお、本メールは社外のクライアントに対するメールです。丁寧かつ失礼のない文章で書いてください。

#前提条件
– 受信者名：○○様
– 会議の目的：次期プロジェクトのキックオフミーティング
– 候補日時：5月10日（水）午前10時、5月12日（金）午後2時、5月15日（月）午前9時

【ChatGPT出力例】

請求書の送付と支払いの催促のメール 

請求書の送付と支払いの催促をするメールでは、丁寧な言葉遣いを心がけながらも、明確に支払いを促す必要があります。

以下のプロンプトを使用すると良いでしょう。

【プロンプト例】
請求書を送付し、支払いを催促するメールを、#前提条件をもとに書いてください。内容には請求書の送付・支払い期限の案内・支払いが遅れている場合の催促を含みます。メール文章では丁寧な言葉遣いを心がけてください。

#前提条件
– 受信者名：○○様
– 請求書番号：56789
– 請求書金額：100,000円
– 支払い期限：2023年5月31日
– 支払い方法：銀行振込

【ChatGPT出力例】

再度連絡を入れるメール 

顧客へ再度連絡を入れる際は、前回の連絡内容を簡潔に振り返りつつ、相手の都合を考慮して再連絡の理由を明示するのがポイントです。

以下のプロンプトを使用してみましょう。

【プロンプト例】
クライアントへ再度連絡を入れるメールを、#前提条件をもとに、丁寧なトーンで書いてください。内容は前回の連絡内容の簡単な振り返りと再連絡の理由、次のステップについて明記してください。

#前提条件
– 受信者名：○○様
– 前回の連絡内容：プロジェクトの進捗状況の確認
– 再連絡の理由：返答がないため再確認

【ChatGPT出力例】

顧客へのフォローアップメール 

顧客へのフォローアップメールでは、感謝の気持ちを伝えつつ、相手の満足度や今後の要望を確認しましょう。

以下のプロンプトを使用してみてください。

【プロンプト例】
顧客へのフォローアップメールを、#前提条件をもとに書いてください。内容は、購入後の感謝の気持ちを伝え、満足度の確認と今後の要望を伺う内容にしてください。

#前提条件
– 受信者名：○○様
– 購入商品：ABC製品
– 購入日：2023年5月1日

【ChatGPT出力例】

顧客へのフォローアップは、関係を維持し、さらなるビジネスチャンスを生むためにも重要な業務です。

独自のアンケート調査などがある場合は、その旨もChatGPTに伝えるようにしてください。

イベントやセミナーへの招待メール 

イベントやセミナーへの招待メールでは、イベントの詳細情報を明示し、参加のメリットを強調するのが大切です。

ChatGPTには開催場所や日時、参加方法などを具体的に指示しましょう。

【プロンプト例】
イベントやセミナーへの招待メールを、#前提条件をもとに書いてください。内容は、イベントの詳細情報、参加のメリット、参加方法を含めてください。

#前提条件
– 受信者名：○○様
– イベント名：ビジネスイノベーションセミナー
– 開催日時：2023年6月15日
– 開催場所：東京国際フォーラム
– 参加方法：事前登録

【ChatGPT出力例】

感謝のメール 

感謝の気持ちを伝えることは、良好な関係を築くための基本です。

具体的にどのような点に感謝しているのかを明記したうえで、気持ちが伝わるような文章を作成しましょう。

【プロンプト例】
感謝のメールを、#前提条件をもとに書いてください。内容は、特定の出来事に対する感謝の気持ちを伝えるものにしてください。

#前提条件
– 受信者名：○○様
– 感謝の対象：プロジェクトの成功に貢献してくれたこと
– 出来事：新製品開発プロジェクトの完了

【ChatGPT出力例】

これらのプロンプト例を参考にすることで、ChatGPTはさまざまな状況に適したメールを効率的に生成できます。

ChatGPTにメールを作成してもらうコツ 

ChatGPTにメールを作成してもらう際、効果的な方法を理解しておけば、より満足のいく結果を得られます。

ここでは、ChatGPTを活用して効率的にメールを作成するためのコツを2つ紹介します。

• 目的と内容を明確に設定する 
• あらかじめ人物を設定する 

詳しく見ていきましょう。

目的と内容を明確に設定する 

まず、メールの目的と内容を明確に設定することが重要です。目的が曖昧だと、ChatGPTは適切なメールを生成しにくくなります。

たとえば、顧客に新製品の紹介を行うのか、会議のスケジュール調整を行うのかによって、メールの内容やトーンは大きく異なります。

また、プロモーションメールであれば、新製品の特徴や購入方法を明確に伝えるのが重要になるでしょう。

このようにChatGPTに依頼する際には、具体的な目的とともに、伝えたい情報や期待するアクションを詳細に伝える必要があります。

あらかじめ人物を設定する 

メールの受信者となる人物像を具体的に設定することも、効果的なメール作成のためには欠かせません。

人物設定を行えば、受信者の関心やニーズに合わせた内容を含められます。

たとえば、同僚への依頼メールであれば、社内の共通認識や業務上の背景を踏まえた内容が求められます。

一方で、顧客へのフォローアップメールであれば、過去の取引や購入履歴を反映させた内容が効果的です。

ChatGPTにメールを依頼する際は、受信者の名前・役職・過去のやり取りの内容など、具体的な情報提供によってよりパーソナライズされたメール生成が可能になります。

受信者にとっても魅力的かつ関心を引くメールを作成できるため、コミュニケーションの質を向上できるでしょう。

ChatGPTをメール作成以外でも便利に使う方法

ChatGPTはメール作成だけでなく、以下のような場面で便利に使用できます。

• 文章表現の改善や添削 
• 誤字脱字のチェック
• メールの要約 

活用方法次第で日々の業務効率化につながるため、事前に確認しておきましょう。

ChatGPTをメール以外の文章作成で活用する方法については、以下の記事をあわせてごらんください。
関連記事：ChatGPTの活用方法17選！国内企業や海外企業の活用事例も解説

文章表現の改善や添削 

ChatGPTは文章表現の改善や添削にも役立ちます。

たとえば、重要なビジネスレターや報告書を作成する際に「自分の書いた文章が適切かどうか」や「より明確で効果的な表現がないか」を確認できます。

プロンプトとして「この文章をさらにプロフェッショナルな表現にしてください」や「この文章を読みやすく改善してください」などと入力すれば、より洗練された文章作成が可能です。

また、学術論文やエッセイのような文章のスタイルやトーンが重要な文書でも、ChatGPTは有効な改善案を提供してくれます。

これにより文章の質を向上させ、読み手に対してより強いインパクトを与えられます。

誤字脱字のチェック

誤字脱字のチェックも、ChatGPTが得意とする分野です。文章の中で見落としがちな誤字や脱字、スペルミスを効率的に検出し、修正案を提示してくれます。

「この文章の誤字脱字・タイポをチェックしてください」とプロンプトを入力すれば瞬時にミスを発見・修正できます。

とくに、大量のテキストを扱う場合や時間が限られている場合には、ChatGPTの利用で大幅に効率を上げられるでしょう。

誤字脱字のない正確な文章はプロフェッショナルな印象を与え、ビジネスシーンにおいても信頼性を高める要素となります。

メールの要約 

長文のメールを読む時間がない場合や要点だけを把握したい場合には、ChatGPTを利用してメールの要約を行えます。

たとえば、会議の議事録や長いレポートの要約を依頼する際、「このメールを要約してください」と入力するだけで、重要なポイントを簡潔にまとめた要約を提供してくれます。

これにより必要な情報を迅速に把握でき、効率的に業務を進められるでしょう。

また、ChatGPTを使った要約は、他のチームメンバーに要点を伝える際にも便利です。

長文メールの要約を活用すれば、コミュニケーションの効率が向上し、時間の節約にもつながります。

メール以外のChatGPTのライティング活用方法をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をごらんください。
関連記事：ChatGPTのライティング活用術8選！プロンプトやコツも紹介

ChatGPTでメールを作成するメリット 

ChatGPTでメールを作成するメリットは、主に以下4点です。

• 時間を大幅に短縮できる
• 文法ミスやスペルミスを防止できる
• 正しい語彙や言い回しを生成できる 
• 日本語を含む複数の言語に対応している 

それぞれ詳しく解説します。

時間を大幅に短縮できる

ChatGPTを使用すれば、メール作成の時間を大幅に短縮できます。

通常、メールを書くときは、構成を考えたうえで適切な言葉を選び、内容を推敲するための時間がかかります。

しかし、ChatGPTはユーザーの指示にもとづいて瞬時にメールを生成するため、作業プロセスを大幅に削減できるというわけです。

たとえば、メールの目的や要点を入力するだけで、わずか数秒で精度の高い文章を作成できます。

ケースに応じたメール作成プロンプトを用意しておけば、いつでも瞬時にメールの下書きを書けるようになるため便利です。

文法ミスやスペルミスを防止できる

ChatGPTを活用すれば、文法ミスやスペルミスを効果的に防止できます。急いでメールを作成していると、無意識のうちにミスを犯しがちです。

その点ChatGPTでは、AIの自然言語処理技術により、正しい文法とスペルが保証されたメールを作成できます。

ミスのない正確なメールは受信者に対してプロフェッショナルな印象を与え、信頼性の向上にも寄与します。

とくに重要なビジネスメールではミスを避けることが重要なので、ChatGPTを使って正確なコミュニケーションを実現しましょう。

正しい語彙や言い回しを生成できる 

ChatGPTは、正しい語彙や言い回しを生成する能力に優れています。そのため、手入力に比べて、メールの内容がより明確で洗練されたものになります。

とくにビジネスや学術的な文脈では、適切な表現が重要です。ChatGPTはユーザーの意図を理解し、それに基づいて最適な言葉を選びます。

たとえば、難解な技術用語や専門用語を避け、読みやすい言葉に変換できます。

これによって受信者がメールの内容を迅速に理解できるようになり、コミュニケーションを円滑に進められるのがメリットです。

実際の文章校正方法を知りたい方は、以下の記事をあわせてごらんください。
関連記事：ChatGPTを使った文章校正の方法を徹底解説！プロンプト例も紹介

日本語を含む複数の言語に対応している 

ChatGPTは日本語を含む複数の言語に対応しているため、グローバルなコミュニケーションが容易になります。

たとえば、海外の取引先とのメールのやり取りにおいても、言語の壁を気にせずスムーズにコミュニケーションが取れます。

また、外国語が得意でない場合でも、ChatGPTが正確な翻訳や表現を提供するため、安心してメールを送信できるでしょう。

ChatGPTを使ったメール作成は、国際的なビジネス展開をしている企業や多言語対応が求められる場面にもおすすめです。

ChatGPTを使ったメール作成のデメリット

ChatGPTを使ったメール作成は、メリットだけではありません。具体的には以下のようなデメリットがあります。

• オリジナリティが欠如する場合がある 
• 誤解を招く表現を生成する可能性がある 
• 情報漏洩のリスクがある
• 嘘の情報が出力される可能性がある 

それぞれ詳しく解説するので、ChatGPTを使用するかどうかは、メリットとデメリットを見比べたうえで検討しましょう。

オリジナリティが欠如する場合がある 

ChatGPTを使用すると、生成された文章が一般的で無個性なものになる場合があります。これは、AIが広範なデータセットにもとづいてテキストを生成するためです。

とくに、個性的な表現や、特定の文体を求めるメールでは、AIの生成する文章が無機質でありきたりなものになる可能性があります。

さらに、同様のプロンプトを使った場合、似たような文面が複数回生成されることも少なくありません。

場合によっては、受信者がAIによって生成されたメールだと気づき、信頼感が低下する可能性もあります。

そのため、重要なコミュニケーションでは、AI生成の文章をベースにしても、最後の仕上げとして個人の手による修正や追加が必要です。

誤解を招く表現を生成する可能性がある 

ChatGPTは、高度な自然言語処理能力を持つ一方で、誤解を招く表現を生成する可能性があります。

AIは文脈を理解しながら文章を生成しますが、人間の意図やニュアンスを完全に把握するわけではありません。

意図しない曖昧な表現や受け手にとって不適切な内容が含まれる可能性は十分考えられます。

とくに、文化的背景や言語の微妙なニュアンスを考慮しなければならない場合、誤解を招くリスクが高まります。これを防ぐためには、AIによる文章生成後に必ず人間が内容を確認し、適切な修正を加えるのが重要です。

情報漏洩のリスクがある

ChatGPTを使用する際には、情報漏洩のリスクも考慮する必要があります。

AIに入力したデータはシステム上で処理されるため、センシティブな情報や個人情報を含む内容を入力すると、そのデータが外部に漏洩する可能性があります。

とくに、機密情報を扱うビジネスメールの場合、情報漏洩のリスクは重大です。データがどのように保存・管理されるかについても、ユーザー側で確認する必要があります。

必ずAIサービス提供者のプライバシーポリシーやデータ保護対策を理解し、適切なセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。

また、センシティブな情報は可能な限り入力せず、AIは補助的なツールとして活用するのがおすすめです。

嘘の情報が出力される可能性がある 

ChatGPTは信頼性のある情報を提供するよう設計されていますが、時には誤った情報や誤解を招く内容を生成する場合があります。

これは、ChatGPTがデータを学習する際、誤った情報を学んでいたり、データ自体が不足していたりするためです。

AIによる情報で、受信者に誤った認識を与えるリスクがあるため、十分注意が必要です。

ChatGPTが生成する内容を鵜呑みにせず、必ず信頼性の高い情報源と照らし合わせたうえで、内容の正確性を確認してください。

ChatGPTのメールに関するよくある質問

最後に、ChatGPTのメール作成に関してよく寄せられる質問にお答えします。

• ChatGPTはどうやって始めますか？
• ChatGPTで情報漏洩しない方法はありますか？ 
• ChatGPTで文章を要約するにはどうすればいいですか？
• ChatGPTでできないことは何ですか？ 

質問に対する回答を確認し、ChatGPTでメール作成や修正する際の参考にしてください。

ChatGPTはどうやって始めますか？

ChatGPTの利用を始めるには、まず、OpenAIの公式ウェブサイトにアクセスし、アカウントを作成する必要があります。

アカウントを作成するために、メールアドレス、氏名、電話番号などの必要事項を入力してください。

必要な情報を入力すれば、ChatGPTをすぐに使えるようになります。

ChatGPTで文章を要約するにはどうすればいいですか？

ChatGPTを使って文章を要約する際は、具体的な指示を含むプロンプトを入力することが重要です。要約を行いたい場合は、次のようなプロンプトを使用してください。

このプロンプトに対し、ChatGPTによって生成された要約文が、以下の文章です。

要約する際のポイントは、重要な情報や要点を明確にすることです。プロンプトを工夫すれば、さらに精度の高い要約が得られます。たとえば以下のように指示してみましょう。

このように、メールの文章を好きなように調整できます。効果的に活用しましょう。以下では、生成AI活用のためのツールをたくさんご紹介しています。ぜひ無料で受け取り、参考にしてください。

ChatGPTでできないことは何ですか？ 

ChatGPTは、動画生成や音楽生成などには対応していません。

しかし、動画生成AI「Sora」の開発や、リアルタイムでの対話機能の向上など、さまざまな技術がOpenAIにより発表されています。

今後OpenAIが開発を進めれば、ChatGPTでテキストだけでなく、さまざまな形式のコンテンツを生成できるようになるでしょう。

ChatGPTを活用して効率的にメールを作成しよう

ChatGPTを使ったメール作成には、業務効率化や精度向上といったメリットが多くあります。

具体的かつ正確なプロンプトの付与を入力することで、よりシチュエーションに適した文章作成が可能です。

一方で、オリジナリティの欠如や誤解を招く表現のリスクなどのデメリットも存在します。

そのためChatGPTはあくまでも補助的なツールとして活用し、最終的な確認や修正は人間が行うことが重要です。

本記事を参考に、メールを作成する時間を大幅に削減し、業務効率化の効果を最大化しましょう。

弊社 SHIFT AIでは、ChatGPTを有効活用したい方に向けて、無料で資料を配布しております。

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