【ChatGPTで業務効率化】12の事例とプロンプト、注意点、コツを解説

ChatGPTなどの生成AIが業務効率化に役立つと注目を集めています。

一方で、「どう使えば効果的なのか」「成果を上げるコツを知りたい」と感じている方も多いのではないでしょうか。

ChatGPTによって業務効率化するためには、ツールの特性を理解し、目的に応じた使い方が重要です。

そこで本記事では、そのままコピペして活用できる、業務シーン別ChatGPTプロンプト集12選をお届けします。

ChatGPTで業務効率化するときの注意点や、プロンプト作成時のポイントなど実践的な内容を網羅しました。

この記事を読めば、ChatGPTを業務に無理なく取り入れ、継続的に活用するためのヒントが得られます。ぜひ最後までご覧ください。

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ChatGPTによる業務効率化のメリット3つ

ChatGPTは、OpenAI社が提供する対話型のAIツールです。無料版でも高機能を備え、ビジネスシーンでうまく活用すれば業務効率を大幅に改善できます。

とくに大きなメリットは以下の3つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

作業時間を大幅に短縮できる

ChatGPTで業務効率化することで、ノンコア業務の時間を大幅に短縮可能です。

メールの下書き作成、資料の要点まとめ、報告書のドラフト作成など、本来であれば何十分もかかる作業を、わずか数分から数十秒で片付けられます。

実際、ある研究では、ChatGPTを使ったグループは使わないグループに比べ、ビジネス文書の作成に要した時間が約6割も短縮されたと報告されています。

ChatGPTに定型的な作業を肩代わりしてもらうことで、企画立案や意思決定など、本来集中すべき作業にリソースを集中できるでしょう。

ChatGPTの活用法については、実際の事例とともにこちらの記事でさらに詳しく解説しています。

さらに活用の幅を広げたいとお考えの方は、ぜひチェックしてみてください。

アイデア・企画力を向上できる

アイデア・企画力を劇的に向上できることも、ChatGPTで業務効率化する大きなメリットです。

ChatGPTを使えば、新企画や課題の解決策を練るためのブレインストーミングの場面で驚くほど多彩なアイデアを引き出せます。

たとえば、「新商品のプロモーション施策を考えたい」とChatGPTに相談すれば、短時間で複数の優れたアイデアが返ってくるでしょう。

実際、ChatGPTの創造力について調査したある研究では、「ChatGPTが生み出すアイデアのほうが、人間だけで考えた場合より創造的と評価された」という結果も報告されています。

プロジェクトの初期段階でChatGPTを活用することで、よりクリエイティブで魅力的なアイデアを生み出せるでしょう。

AIに関する知見や可能性が広がる

ChatGPTで業務効率化することで、AIに関する知見が広がることもメリットのひとつです。

日常業務でChatGPTを活用する過程で、その仕組みや特徴、可能性を肌で感じられます。

ChatGPTに資料の要約を依頼したり、アイデア出しの壁打ち相手になってもらったりすることで、AIの得意なこと、不得意なことなどについて具体的な感覚が養われるでしょう。

実際にAIツールを使いこなす経験は、実践的な理解へとつながります。さまざまなプロンプトを試すことで、より効果的な使い方を学べるでしょう。

こうした経験を通じて、AIに関する基礎知識や応用力が自然と身につき、AIを活用した新たなビジネスチャンスの発見につながる可能性もあります。

ChatGPTで業務効率化！12の事例とプロンプト集

ここからは、以下の具体的な業務シーン別に、ChatGPTを活用する方法とプロンプトを紹介します。

自身の業務シーンをイメージしながら、ぜひ活用してみてください。

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【取引先対応】メール返信をスムーズに作成

取引先からのメールに迅速かつ丁寧に返信することはビジネスの基本ですが、文面を考えるのに時間がかかることもあります。

ChatGPTを使えば、受け取ったメールの要点を伝えるだけで、丁寧なビジネスメールの下書きをすぐに作成してくれます。

敬語表現や定型挨拶など、ビジネスメール特有の言い回しも盛り込んでくれるため、ミスを減らしながらスピーディーに返信文の用意が可能です。

以下はプロンプトの一例です。

以下の問い合わせメールに対する返信メール文を作成してください。敬語を用い、丁寧な口調で、必要な情報を漏れなく伝える内容にしてください。

--- 相手からの問い合わせ --

件名：○○についてのご質問

本文：貴社製品○○の導入を検討しております。いくつか質問がございます。…（以下略）

ChatGPTは件名や宛名、挨拶、本文、結びの言葉まで含めたメール草稿を提案してくれます。

生成された下書きを読み、社名や担当者名など必要な箇所を調整すれば、メール返信にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

【社内連絡】チームに情報を素早く共有

社内向けの連絡文や周知メッセージの作成にも、ChatGPTが活躍します。

会議での決定事項の共有や、新しい社内ルールを告知するときなど、簡潔でわかりやすい文章をすぐに作成できます。

たとえば、以下のように箇条書きで伝えたい情報を入力してみてください。

チーム全員に向けて、以下の内容を共有する短い社内メールを書いてください。できるだけ簡潔に、箇条書きで要点を整理してください。

--- 共有したい内容 ---

・新プロジェクト「A」開始のお知らせ

・プロジェクト概要：市場調査～企画立案までを担当、期間6ヶ月

・初回キックオフミーティング：来週月曜10時

「お疲れ様です。新プロジェクト『A』を来週より開始します。以下概要をご確認ください：…」といった具合に、明瞭なアナウンス文を作成してくれるでしょう。

必要に応じて表現を微調整すれば、すぐにチームへ展開できます。

【市場調査】競合や市場動向を短時間で調査

新規ビジネスや製品企画のための市場調査でも、ChatGPTは頼れるリサーチのサポート役です。

膨大な情報を学習しているため、一般的な市場動向や競合情報の概要をすぐに教えてくれます。

業界の市場規模、主な競合企業、業界の一般的なトレンドなど、初期段階で知りたい基礎知識をまとめるのに便利です。

以下はプロンプトの一例です。

国内の○○業界について、市場規模と主要な競合3社、それに最近の業界トレンドを教えてください。

ChatGPTはまず○○業界全体の規模感を説明し、代表的な競合企業を3社挙げ、それぞれの特徴を簡潔に述べた上で、直近の動向（「DXが進んでいる」「新規参入が増えている」など）をまとめてくれるでしょう。

ゼロから自力でネット検索を始めるよりも格段に素早く大まかな情報を掴めます。

【データ整理・分析】収集したデータを見やすく整理・分析

アンケート結果や売上データなど、生データを整理・分析する作業にもChatGPTは有用です。

集計前の顧客アンケートの自由回答が何百件もある場合でも、テキストデータをChatGPTに投げるだけで言語ベースの分析ができます。

共通する意見の分類や頻出キーワードの抽出がすぐに完了するでしょう。

たとえば、以下のように入力してみてください。

以下のアンケート自由回答データを内容別に分類し、それぞれどのような意見が多いか要約してください。

--- アンケート回答 ---

・製品Aに満足しています。デザインがとくに良いです。

・価格に見合った価値を感じない。性能を向上させてほしい。

・サイズがちょうど良く使いやすい。…（以下略）

ChatGPTは、アンケート結果の内容を「ポジティブな意見」「ネガティブな意見」あるいはトピックごとに分類し、「デザインに関しては好評」「価格に対して不満の声がある」などとまとめてくれるでしょう。

大量のテキストデータから要点を抽出する作業が飛躍的に効率化されます。

数値データについても、「売上データの傾向を説明してください」と質問すれば増減傾向や極端な値を言語で指摘してくれるでしょう。

【表作成】適切な関数を選定して見やすい表を自動作成

ChatGPTは、Excelやスプレッドシートなどの表計算の関数や手順の相談相手としても使えます。

ある条件を満たす集計をしたいが、どの関数を使えばいいかわからない場合、ChatGPTに尋ねると、適切な関数名やその使い方、実際の数式例まで提示してくれます。

これにより、マニュアルやWeb検索で関数を探す時間を節約できます。

たとえば、以下のようなプロンプトを入力してみてください。

Excelで、表の中から『担当者』ごとに『売上金額』を合計した集計表を作りたいです。どのような関数を使えば良いか、具体的な式の例と一緒に教えてください。

データは担当者名がB列、売上金額がC列に入っています。」

ChatGPTは、「SUMIF関数」を使う方法を提案し、以下のような数式例を示して説明してくれるでしょう。

=SUMIF(B2:B100, “担当者名”, C2:C100)

また、「その数式を使って得られる結果の表を例示してください」と頼めば、簡単なサンプル表をテキスト形式で示してくれます。

【報告書作成】データをもとに報告書を作成・推敲

営業やプロジェクトの報告書など、データに基づく文章作成にもChatGPTが利用できます。

たとえば、週次の営業報告書を書く場合、主要なKPIや出来事を箇条書きしてChatGPTに入力すれば、それらを簡潔にまとめたドラフトを作ってくれるでしょう。

手間を省けるだけでなく、文章表現のブレも少なくなるため、報告内容がスマートに伝わるメリットもあります。

次のようなプロンプトを入力してみてください。

今週の営業実績報告を書いてください。以下の情報を含めて、敬体で簡潔にまとめたレポートにしてください。

・今週の売上高は1,200万円で、前週比+10%となった。

・好調の要因：新製品Aの販売が計画を上回った。

・来週に向けた課題：問い合わせ対応の迅速化。

・チームからの声：商品Bに関する顧客フィードバック共有を求める声あり。

以下のように、一連の情報をつなぎ合わせた報告書を出力してくれるでしょう。

今週の売上高は1,200万円となり、前週から10%増加しました。新製品Aの販売が計画を上回り、好調の要因となっています。

一方で、来週に向けた課題として問い合わせ対応の迅速化が挙げられます。また、チームからは商品Bに関する顧客フィードバック共有を求める声が上がっています。

あとは語調や細かいニュアンスを調整しつつ推敲すれば、完成度の高い報告書が短時間で完成します。

ChatGPTに下書きを任せることで、ゼロから考える負担を減らし、内容の精査や分析に時間を充てられます。

【アイデア出し】新しい企画やアイデアを手早く立案

ブレインストーミングや企画会議の前準備にChatGPTを活用すると、短時間で多くのアイデアの種が手に入ります。

新規商品開発、サービス改善、マーケティング施策など、ChatGPTに「○○のアイデアを出して」と頼めば複数の提案を返してくれるでしょう。

たとえば、以下のように入力してみてください。

20代の若者向けに、新規スマホアプリのアイデアを5つ提案してください。斬新さがありつつ、日常生活で役立つコンセプトにしてください。

ChatGPTはこの依頼に対して、「AIが洋服コーデを提案してくれるアプリ」「深夜営業のお店をリアルタイムで教えてくれるアプリ」など、ターゲット層に合わせたユニークなアイデアを挙げてくれるでしょう。

これをベースに肉付けしたり、会議の叩き台にしたりすることで、企画立案のスピードと質が向上します。

すぐ採用できるアイデアがなくても、「こんな切り口があるのか」という発見が得られ、発想の幅が広がりより洗練された企画につながります。

特定のアイデアについて掘り下げたい場合は「そのアイデアのメリット・デメリットを教えて」と追加質問すれば、具体化のヒントが得られます。

企画立案のあらゆるフェーズで創造力を後押ししてくれるでしょう。

【資料作成】社内向けプレゼン資料を短時間で作成

社内会議や上司への報告に使うプレゼン資料作りにも、ChatGPTが活躍します。

資料そのものを自動作成してくれるわけではありませんが、スライドのアウトラインや内容を考える段階で大いに役立ちます。

伝えたいポイントをChatGPTに整理してもらえば、スライドごとのテーマや見出し、箇条書きの内容例などをすぐに作成できるでしょう。

以下はプロンプトの一例です。

来週の社内会議で使う『プロジェクトAの進捗報告』プレゼン資料の構成案を作ってください。

全5枚程度、以下の項目を含めてください：1枚目にプロジェクト概要、2枚目以降に進捗状況や成果、最終ページに今後の予定です。

この依頼に対し、ChatGPTはたとえば次のようなアウトラインを提案してくれます。

・スライド1（タイトル＆概要）: プロジェクトA概要（目的、期間、チーム体制）
・スライド2（進捗状況）: 現在までの進捗（完了したタスク、達成した成果）
・スライド3（成果詳細）: 主要な成果物やKPI達成状況のハイライト
・スライド4（課題と対応策）: 直面している課題とそれへの対応策
・スライド5（今後の予定）: 次ステップの計画とスケジュール

具体的なスライド案が得られれば、あとは各スライドに掲載する詳細情報を自分で埋めていくだけです。資料作りの初期段階の手間を大幅に省いてくれるでしょう。

文章量の多い説明スライドの場合は「この内容をもう少し簡潔な表現に言い換えてください」と頼んでみてください。文章を凝縮し読みやすく整えてくれます。

【議事録作成】議事録・要点まとめを速やかに作成

ChatGPTを使えば、記録したメモや音声を書き起こしたテキストから議事録の素案をすぐに作成できます。重要な決定事項を抜き出し、整理する作業も得意分野です。

たとえば、以下のように入力してみてください。

以下の打ち合わせメモを基に、会議の議事録を作成してください。議題、各発言要旨、決定事項、今後のタスクをそれぞれ箇条書きでまとめてください。

--- 打ち合わせメモ ---

・案件Xについてプロジェクトチームと議論。

・市場分析結果を共有（担当Aより）：競合Yが台頭。

・課題：価格戦略の見直し必要。

・結論：来週までに新価格案を作成（担当B）、再来週再度会議。

ChatGPTは、次のようなわかりやすく整理された議事録案を出力してくれるでしょう。

・議題：案件Xに関する状況共有と対策検討
・要旨：担当Aより市場分析結果共有（競合Yが台頭）、価格戦略の見直しが必要との指摘
・決定事項：新価格案を担当Bが作成し来週提出
・今後のタスク：再来週に改めて会議を設定

あとは不足情報を付け足したり、表現を社内標準に合わせたりすれば完成です。

ChatGPTを議事録作成に使うことで、会議直後の新鮮なうちに素早く記録をまとめ、関係者への共有までのリードタイムを短縮できます。

議事録作成のことを気にせず、会議中は議論に集中できることも大きなメリットです。

【日程調整】メンバーのスケジュールを調整

ChatGPTを活用すれば、煩雑になりがちな複数メンバーの日程を調整し、候補日の自動提案が可能です。

たとえば、メンバー各自の空き時間を一覧にしてChatGPTに入力すれば、全員の都合がつく日時をピックアップしてくれます。

手作業で共通の空きを探すよりも高速で、漏れもありません。

以下はプロンプトの一例です。

以下のメンバー3名の来週の空き時間リストから、全員が参加できる1時間の打ち合わせ候補を探してください。できれば早い日程順に3つ挙げてください。

・Aさん: 月曜14～18時、火曜9～12時

・Bさん: 火曜13～17時、水曜9～17時

・Cさん: 月曜9～12時、火曜9～17時

(※1時間枠で調整すること)

ChatGPTは以下のように、全員のスケジュールが重なる時間帯を見つけ出してくれます。

候補日程1：火曜 9:00～10:00／候補日程2：火曜 10:00～11:00／候補日程3：火曜 11:00～12:00

日程調整メールの作成にもChatGPTは便利です。「上記候補日程を提案するメール文を作成して」と依頼すれば、依頼メールも自動生成してくれます。

スケジュール調整にかかる手間を減らし、迅速に会議設定が行えるでしょう。

【タスク管理】やるべきことを整理・優先順位を自動提案

ChatGPTに、タスクの一覧を渡し、優先度の高い順に並べ替えてもらうこともできます。自分の頭の中を整理するサポート役として便利です。

たとえば、以下のように入力してみてください。

現在抱えているタスクを並べました。締切や重要度を考慮して、優先順位の高い順に並べ替え、その理由も教えてください。

1.提案書A作成（締切：明日）

2.来月イベント企画（重要だが締切1ヶ月先）

3.上司への週報提出（毎週金曜締切）

4.部署ミーティングアジェンダ準備（締切：明後日）

ChatGPTは、「優先度順：1→4→3→2」と並べ替えた上で、次のように提案してくれるでしょう。

提案書Aの作成は締切が翌日と差し迫っているため最優先です。次が部署ミーティングのアジェンダ準備（締切明後日）でしょう。

週報提出は定期業務だが締切は明日ではないため3番目になります。イベント企画は重要度は高いものの締切がまだ先のため最後です。

さらに、「緊急度と重要度でマトリクス整理して」と依頼すれば、四象限（「緊急かつ重要」「緊急でないが重要」など）に分類して提案してくれます。

ChatGPTにタスク整理を手伝ってもらうと、対処すべき順序を冷静に考えられるようになります。

【英文対応】海外取引先とのメールなどに迅速対応

英語でのメール対応や資料作成に不安がある場合でも、ChatGPTは翻訳・英文ライティングの有能な助手になってくれます。

日本語の文章をビジネスシーンにふさわしい丁寧な英語に翻訳し、逆に英文メールを理解しやすい日本語にも翻訳もできます。

日常的な英語対応であれば、スピード・品質ともに十分実用的です。

以下はプロンプトの一例です。

日本語で書かれた以下の依頼事項を、取引先に送る英語メールに翻訳してください。丁寧でビジネスライクな表現にしてください。

--- 原文 ---

お世話になっております。先日の会議資料を添付いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。

（署名）

ChatGPTは即座に次のような英文を生成してくれます。

Dear [相手の名前], I hope this email finds you well.

I am sending the presentation materials from our recent meeting as an attachment.

Please review them at your convenience.

Thank you for your time and cooperation.

Sincerely, [あなたの名前]

定型表現やニュアンスの調整も的確なので、そのまま使っても違和感のないレベルです。

また、「この英文メールのトーンをもう少しカジュアルにしてください」などとリクエストすれば、表現をフランク寄りに変更もできます。

ChatGPTを使うことで、業務時間を大幅に削減できるだけでなく、ミスコミュニケーションのリスクも下げられるでしょう。

ChatGPTによる業務効率化の3つの注意点！対処法も解説

便利なChatGPTですが、業務で使うにあたっては注意すべきポイントもあります。

とくに以下の3つの観点から、注意点とその対処法を解説します。

メリットと合わせてリスクも正しく理解し、適切に対処することで、安心してChatGPTを業務効率化に活用できるようになるでしょう。

情報の正確性：出力内容を鵜呑みにせず事実確認を徹底する

ChatGPTの回答は一見もっともらしく見えても、常に正確とは限りません。膨大なデータをもとに文を生成するため、事実と異なる情報が紛れる場合があるからです。

たとえば、存在しない統計や文献、部署名を挙げるケースも報告されています。とくに最新情報や日時に関わる内容には注意が必要です。
※2025年6月16日時点で、GPT-4oの学習期間は2024年6月まで

ChatGPTの出力内容を鵜呑みにせず、内容の確認・検証を習慣付けましょう。以下のような工夫をすると精度を高められます。

• 「その情報の出典は？」「根拠は？」と追加で質問する
• 公式情報で裏付けを取る

一連の作業を習慣にすれば、誤情報を避けつつ、速くて正確なアウトプットを安定して得られるようになるでしょう。

情報漏えい・機密保持：リスクを理解し不用意な入力はしない

情報の機密性にも十分な配慮が必要です。プロンプトはOpenAIのサーバーで処理されるため、機密情報や個人情報をそのまま入力すると、情報漏えいのリスクが生じます。

実際、機密保持の観点から利用を制限・禁止している大手企業もあります。入力時は情報を必ず匿名化・加工し、以下のような工夫をしましょう。

• 人名や社名は「A社」「Bさん」などに置き換える
• 数値は桁を変える

実データを使う場合は、「チャット履歴とトレーニングへの利用」をオフにするのがおすすめです。

ただし、それでもリスクはゼロにはなりません。「第三者に見られたら困る情報は入力しない」という原則を遵守が重要です。

情報漏えいリスクを抑えれば、ChatGPTを安全かつ安心して活用でき、業務の効率化にもつながります。

情報漏えいのリスクや機密情報の守り方については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

関連記事：ChatGPTには情報漏えいリスクがある｜個人・機密情報はどうやって守る？

著作権侵害：引用元に注意し意識し確認・編集を怠らない

ChatGPTの利用には、著作権リスクへの配慮も不可欠です。

学習元がインターネット上の公開情報であるため、出力が既存の文章やコードに酷似する場合があります。

たとえば、有名な文章の表現をほぼそのまま出力するケースもあり、そのまま商用利用すると法的トラブルの可能性があります。

リスクを避けるには、出力内容をそのまま使わず確認・編集することが重要です。

とくに「◯◯のスタイルで書いて」といった依頼は、類似表現を引き出す恐れがあるため注意してください。不安があれば、生成文を検索して類似表現の有無をチェックしましょう。

慎重に扱えば、著作権リスクを抑えて安心して活用できます。必要に応じて法務部門に相談するなど、万全の対策が安全な活用につながるでしょう。

著作権侵害のリスクや対処法については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。あわせてご活用ください。

関連記事：【注意】ChatGPTの使用は著作権侵害リスクあり！商用利用は可能？

ChatGPTでの業務効率化に失敗しないための6つのポイント

ChatGPTは業務効率化に有効ですが、使いどころや使い方を誤ると想定していたような効果が期待できません。

ChatGPTをうまく活用するポイントは、以下のとおりです。

これらを踏まえれば、ChatGPTによる業務効率化をスムーズに実現できるでしょう。

ChatGPTの得手不得手を理解する

ChatGPTの得手不得手を理解することが、業務効率化への第一歩です。

ChatGPTは万能ではありません。とくに以下のような作業は苦手とされ、人間の判断や発想が不可欠です。

一方、得意分野とされるのは以下のとおりです。

ChatGPTは、ミスがあっても大きな影響がない「アウトプットの叩き台」づくりを得意としています。

現在の業務を振り返り、「単調で時間がかかる部分」から活用を始めてみるとよいでしょう。

業務やタスクを事前に整理する

ChatGPTの得手不得手が理解できたら、業務やタスクを事前に整理しましょう。

背景や目的を明確にするほど、ChatGPTは具体的な提案を生成しやすくなるからです。

現在の業務フローをリストや表にまとめて「見える化」し、どこでChatGPTを活用すべきかをまず洗い出して整理します。

業務やタスクの全体像が掴めれば、毎週定型的に行っている作業、繰り返しの多い事務処理、情報収集など、「ChatGPTに任せられる部分」が自然と浮かび上がってくるでしょう。

結果として、プロンプトを考える軸も明確になり、余計な手戻りが減って作業がスムーズになります。

あくまでサポートツールとして使用する

ChatGPTの不完全性を理解し、サポートツールとして使うことも業務効率化するうえで重要です。

ChatGPTの出力内容には誤りが含まれることもあるため、最終的な確認は人間が行う必要があります。

出力された企画書や報告書のドラフトをそのまま使用せず、自分の意図や職場のルールに合っているかを確認し、誤情報や認識のズレを修正しましょう。

一連の確認作業を加えることで、より目的に合った精度の高い成果を得られます。

GPTsを活用する

「GPTs（ジーピーティーズ）」の活用も業務効率化に効果的です。

GPTsとは、OpenAIが提供する、自分の業務や目的に合わせてChatGPTの動きをカスタマイズできる機能です。

第三者が作成したものも利用できます。自分に合ったGPTsを見つけられれば、毎回プロンプトを細かく調整する手間を省略し、業務効率を大幅に改善できます。

メール作成、資料の要約、インターネット検索など、目的に応じたGPTsを無料で利用可能です。
※回数制限あり

また、2025年6月中旬、GPTs作成時に「GPT-4.1」「o3-pro」などのモデルを選べるようになりました。この機能により、業務別にGPTsをカスタマイズできるようになったのです。

業務に合わせた「専用GPT」を用意することで、よりいっそう効率化が期待できるでしょう。

とはいえ、無数のGPTsが公開されており、ほしいものを探すのは困難です。以下の記事では利用価値の高いおすすめのGPTsをカテゴリ別に紹介しています。

すぐに業務効率化に役立つものばかり集めていますので、ぜひチェックしてみてください。

関連記事：【2025年最新】日本語でも使えるおすすめのGPTs32選！ビジネス特化に厳選

Teamを利用する

組織単位でChatGPTを利用する場合は、「Team（チーム向けプラン）」を活用するのがおすすめです。

Teamは、チーム・部署単位での導入に適したプランで、複数のメンバーが共同で利用できる専用のワークスペースが提供されます。

メンバー間で情報やナレッジを共有しながら協業することで、チーム全体の生産性向上や業務品質の安定を図れる点がメリットです。

よく使うプロンプトを共有したり、共通のGPTsを設定したりすることで、ノウハウが属人化せず、メンバー全員が同じレベルで活用できるでしょう。

ChatGPTに入力した情報は、入力した情報は学習データに利用されません。企業情報や機密情報が保護されるため、安心してChatGPTを利用できるのも魅力です。

詳細なプロンプトを作成する

詳細なプロンプトを作成することも、ChatGPTで業務効率化するうえで重要なポイントです。

入力する指示が具体的であればあるほど、意図したとおりのアウトプットを生成する可能性が高まります。漠然とした指示では、何度もやり直しても、なかなか期待する回答が得られません。

たとえば、「〇〇についてまとめて」という曖昧なプロンプトでは、情報の範囲や深さ、出力形式などが伝わらず、汎用的で浅い回答になりがちです。

「最新の市場動向について、主要なポイント3つとその根拠となるデータを箇条書きで示し、参考文献を3つ挙げて」のように、対象領域や条件、出力形式なども明記すれば、より的確な情報を得られます。

ChatGPTで業務効率化を実現するプロンプト作成の4原則

最後に、ChatGPTを使いこなす鍵となるプロンプトの作り方を紹介します。

プロンプト次第で出力の質が大きく変わります。「どう指示すればいいかわからない」という方は以下のポイントを意識してみてください。

ChatGPTへの依頼は、「人に依頼するつもりで丁寧かつ具体的に」が基本です。

新人の部下に仕事をお願いするような感覚で、「背景」「してほしいこと」「注意点」を伝えることで、出力の精度が高まります。

最初は試行錯誤が必要ですが、対話を重ねるうちにコツが掴めてくるでしょう。

誰の視点で答えてほしいか伝える

ChatGPTに具体的な役割を与えることで、文体や内容が目的に合ったものになります。

たとえば、「あなたは経験豊富な営業担当です」「あなたはプロの翻訳家です」という具合です。

顧客へのメール文なら丁寧な敬語に、翻訳なら自然な訳語になるなど、回答の質を高める工夫として有効です。

具体的に要望を伝える

「誰に」「何を」「どのように」と5W1Hを意識して伝えることで、期待通りの回答が得やすくなります。

たとえば、「報告書を書いて」ではなく「課題Aについて上司向けの報告書を書いて。構成はイントロ・問題点・提案・結論の順にして」のように指示すると、より的確なアウトプットが返ってくるでしょう。

出力形式（「箇条書き」「◯◯字程度」「フォーマルな口調」など）をあらかじめ指定するのも効果的です。

必要な情報はすべて提供する

ChatGPTは入力された情報をもとに回答を生成するため、情報が少ないと的外れな結果になりがちです。

たとえば、メールの返信文を作らせたい場合、以下のような条件を漏れなく伝えると、期待するアウトプットが得られます。

• 相手の質問内容
• こちらの伝えたいこと
• 敬語で書く

ChatGPTに推測させすぎず、「必要な材料を最初にしっかり渡す」がポイントです。

一度で完璧を目指さない

必ずしも、一度で思うような回答が得られるとは限りません。

最初のプロンプトで理想的な回答が得られないからといって、あきらめるのは間違いです。

ChatGPTは対話型のツールなので、「もう少しカジュアルにして」「この点も加えて」など、あとから追加の指示を出してブラッシュアップできます。

一度にすべてを伝えようとせず、少しずつ調整することで、結果的に満足のいく形に仕上がるでしょう。

ChatGPTのプロンプトの書き方やコツについては、こちらの記事でさらに詳しく解説しています。便利なプロンプト例文やテンプレートも紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

ChatGPTで業務効率化して競争力を向上しよう

ChatGPTは、業務効率化を強力にサポートしてくれる対話型AIサービスです。

アイデア出しや文章作成、知識の下調べなど、適切な場面や方法で活用することで、幅広いタスクをスピーディにこなせます。

ChatGPTで業務効率化できれば、空いた時間をより創造的で戦略的な業務に充てられ、生産性と成果が大きく向上するでしょう。

とはいえ、「具体的に何から始めればいいかわからない」「ChatGPTを活用した効率的な方法をさらに知りたい」といった方も多いでしょう。

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• AIを使った副業の始め方・収入を得るまでのロードマップ
• おすすめの副業案件と獲得方法
• AIスキルを高めて昇進・転職などに役立てる方法
• 実際に成果を出しているロールモデルの紹介
• これから使うべきおすすめのAIツール

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