AIでタスク管理を効率化！メリットやおすすめのアプリ5選も紹介

「日々のタスク管理に追われ、優先順位の判断に迷ってしまう…」というような経験はないでしょうか。

複数のタスクが重なると、どれから着手すべきか判断が難しく、結果として締め切りに間に合わない可能性も出てくるでしょう。

このような状況が続くと、業務効率が低下し、生産性の低下にもつながってしまいます。

本記事では、AIを活用したタスク管理の方法や、おすすめのアプリ5選をご紹介します。

記事を読み終えた後には、AIの特徴を理解し、自分に合ったツールを選ぶことで、時間に余裕をもって業務を進められるようになるでしょう。

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AIでタスク管理をする方法とは？

タスク管理にAIを活用することで、タスクの入力から進捗管理まで、すべての作業を自動化・効率化できます。

個人のタスク管理において、AIは日常的なタスクの整理から重要な締め切りの管理まで、さまざまな場面でサポートしてくれるのです。

たとえば、AIアシスタントに「来週の会議資料を作成する」というタスクを登録すると、AIは自動的にそのタスクを細分化し、準備に必要な時間を見積もることが可能です。

スケジュール管理においても、AIはカレンダーと連携して空き時間を把握し、タスクの実行に最適なタイミングを提案してくれるでしょう。

さらに、音声入力やチャット形式での操作に対応しているAIツールもあるため、作業の手を止めることなく、タスクの追加や更新が可能です。

このように、AIを活用することで、タスク管理にかかる時間と労力を削減し、本来の業務により多くの時間を費やすことができます。

生成AIの使い方や活用方法について、より深く知りたいという方は、以下の記事もご覧ください。

AIでタスク管理をするメリット3選

AIを活用したタスク管理を実施することで、個人の業務生産性を格段に高めることができるようになります。

• 業務が効率化される
• 適切にタスクの優先順位付けをしてくれる
• スケジュール管理を自動化できる

本章では、AIを活用したタスク管理のメリットについて詳しく解説していきます。

業務が効率化される

AIを活用したタスク管理では、タスクの入力から進捗管理まで多くの作業を自動化できます。

メールやチャットの内容から自動的にタスクを抽出し、カレンダーと連携して実行時期を提案するため、タスク管理にかける時間を短縮できるようになります。

たとえば、会議の議事録から次回までのアクションアイテムを自動的に抽出し、期限と担当者を設定することが可能です。

また、AIは利用者の作業パターンを学習し、タスクの実行に最適なタイミングを提案することで、より効率的な時間の使い方を実現します。

これにより、タスク管理の負担が減り、本来注力すべき業務に時間を使えるようになるため、業務全体の生産性が向上するのです。

このように、AIによるタスク管理の自動化は、日々の業務をスムーズに進める助けとなります。

適切にタスクの優先順位付けをしてくれる

AIを活用したタスク管理は、締め切りや重要度などの要素を総合的に分析し、タスクの優先順位を自動で判断します。

優先度の高いタスクから順番に提示されるため、どのタスクから着手すべきか迷う時間を削減することが可能です。

たとえば、AIは締め切りまでの残り時間、タスクの難易度、必要な準備時間などを考慮して、最適な実行順序を提案します。

また、新しいタスクが追加された際も、既存のタスクとの関連性や重要度を踏まえて、リアルタイムで優先順位を更新していきます。

AIは過去のタスク完了実績も学習し、各タスクにかかる時間を予測した上で優先順位を付けるため、現実的なスケジュール管理が可能になるのです。

このように、AIによる優先順位付けは、日々の業務を整理する手間を省くことができ、より優先度の高い仕事に時間を使えるようになるでしょう。

スケジュール管理を自動化できる

AIを活用したスケジュール管理では、カレンダーの空き時間を自動で分析し、タスクの実行に最適な時間帯を提案します。

急な予定変更が発生した場合でも、AIが関連するタスクのスケジュールを自動的に調整するため、タイムマネジメントの負担を軽減できるようになるでしょう。

たとえば、締め切りの近いタスクがある場合、AIは完了までに必要な時間を見積もり、空き時間を見つけて適切なタイミングでリマインドを送ります。

また、定期的なタスクは自動でスケジュールに組み込まれ、作業の開始時期を事前に通知することが可能です。

AIは利用者の作業パターンや生産性の高い時間帯を学習し、より効果的なスケジュール提案をしていきます。

その結果、締め切りに追われることなく、計画的に業務を進められるようになるため、ワークライフバランスの改善にもつながります。

生成AIの活用事例について、詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
関連記事：生成AIの活用事例32選（ビジネス・自治体・教育分野）｜企業への導入方法も紹介

タスク管理に使えるAIアプリ・ツール5選

AIを活用したタスク管理をより効果的に行うためには、適切なアプリやツールの選択が重要です。

現在、さまざまなAI機能を搭載したタスク管理ツールが登場しており、個人の作業スタイルや目的に合わせて選ぶことができます。

• Notion
• ClickUp
• Todoist
• Asana
• ChatGPT

本章では、AIを活用したタスク管理に役立つおすすめのアプリやツールを5つ紹介します。

各ツールの特徴や機能を理解することで、自分に最適なツールを見つけられるでしょう。

Notion

Notionは、生成AIを搭載した多機能なオールインワンのタスク管理ツールです。

データベース機能や豊富なテンプレートを備えており、個人の作業スタイルに合わせて柔軟にカスタマイズできる点が特徴です。

たとえば、タスクをカカレンダー形式で管理でき、進捗状況や優先度を視覚的に把握することができます。

Notionに搭載されたAI機能は、タスクの要約や議事録の作成、重要なポイントの抽出など、さまざまな場面で活用できます。

入力した情報をAIが整理し、必要な情報へすぐにアクセスできる環境を提供するため、情報管理の手間を削減することが可能です。

このように、NotionのAI機能を活用することで、タスク管理をより効率的に進められるようになり、生産性の向上につながります。

>Notionの利用はこちらから

ClickUp

ClickUpは、生成AI機能を活用した高機能なタスク管理ツールです。

AIがタスクの内容を分析し、優先順位の提案や重複タスクの検出を行うため、効率的な作業管理を実現できます。

たとえば、AIがタスクの説明文から自動的に次のタスクを生成し、実行に必要な時間を見積もります。

また、類似タスクのパターンを学習することで、より正確な所要時間の予測が可能になるため、スケジュール管理の精度が向上するのです。

ClickUpのAI機能は、タスクの自動分類や関連タスクの提案など、さまざまな場面で活用できます。

音声入力にも対応しており、通勤中や移動中でもタスクの追加や更新が可能なため、タスク管理の手間を大幅に削減することができます。

>ClickUpの利用はこちらから

Todoist

Todoistは、生成AI技術を組み込んだタスク管理ツールです。

タスクの入力から整理まで、AIがサポートすることで、シンプルながら効率的なタスク管理を実現できます。

たとえば、自然言語での入力に対応しており、「明日の午前中に報告書を作成」と入力すると、AIが自動的に期限や優先度を設定します。

また、AIが過去のタスクパターンを分析し、類似タスクの所要時間を予測することで、現実的なスケジュール管理を可能にしてくれるでしょう。

音声入力にも対応しており、移動中でもスムーズにタスクを追加できるため、アイデアを逃すことなく記録に残せます。

TodoistのAI機能は、タスクの自動分類や関連タスクの提案など、日常的なタスク管理をサポートします。

>Todoistの利用はこちらから

Asana

Asanaは、AIを活用してワークスペース全体の最適化を図るプロジェクト管理ツールです。

チームのコミュニケーションパターンやワークフローを分析し、より効果的な業務プロセスを提案します。

たとえば、AIがチーム全体の作業負荷を分析し、タスクの偏りを検出して適切な業務配分を提案してくれるのです。

また、AsanaのAI機能は、プロジェクトの進捗予測や潜在的なリスクの特定にも活用されます。

過去のプロジェクトデータを基に、遅延が発生しそうなタスクを事前に把握し、対策を講じることが可能です。

このように、AsanaのAI機能は個人のタスク管理だけでなく、チーム全体の生産性向上をサポートします。

>Asanaの利用はこちらから

ChatGPT

ChatGPTは、自然言語処理技術を活用した対話型AIであり、タスク管理の効率化を実現してくれるツールです。

従来のタスク管理ツールとは異なり、人間との対話を通じてタスクの整理や最適化を行います。

たとえば、「来週までに完了する必要のあるタスクを教えて」と質問すると、ChatGPTは登録されたタスクの中から該当するものを抽出し、優先度の高い順に並び替えて提示します。

急な予定変更や新たなタスクの追加にも柔軟に対応し、その場でスケジュールの再調整を行うことが可能です。

また、定期的なタスクの自動登録や、関連タスクの提案など、きめ細かなサポートをしてくれます。

>ChatGPTの利用はこちらから

AIを活用したタスク管理で業務効率を向上させよう

AIを活用したタスク管理は、業務の効率化と生産性の向上を実現する効果的な手段です。

タスクの自動整理や優先順位付け、スケジュール最適化など、AIならではの機能により、タスク管理にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

本記事で紹介したツールを活用することで、より効率的な業務遂行が可能になり、本来注力すべき業務により多くの時間を費やすことができるようになります。

AIを活用し、自分に合ったタスク管理の仕組みを作り上げていきましょう。

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