【完全網羅】OutlookでCopilot活用！できることやプロンプトを紹介

「Outlookで大量のメールを処理するのに時間がかかりすぎる」「重要なメールを見逃してしまう」そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いでしょう。この状態を放置していると、本来時間をかけるべき業務に集中できず、生産性低下につながります。

本記事では、そのような悩みを解決するために、OutlookにおけるCopilotの活用方法を詳しく解説しています。メールの要約や下書き作成、スケジュールの自動作成など、Copilotの多様な活用方法を紹介しています。

この記事を読むことで、Copilotを活用してOutlookでのメール管理を効率化し、より価値の高い業務に時間を割けるようになるでしょう。

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【プロンプト紹介】OutlookでCopilotを使ってできること

本章では、OutlookでCopilotを使ってできることを4つ紹介します。

• メールの要約
• メールの下書き
• メールの検索
• メールから予定を作成

上記4つを知っておくだけで、メール業務が大幅に改善するため、ぜひ参考にしてみてください。

メールの要約

Copilotを活用すると、AIがメールの重要なポイントを抽出し、長文のメールを簡潔にまとめられます。

たとえば、取引先から送られてきた長文の提案書や、複数の話題が含まれる社内連絡メールなどを要約できます。使う際には、メール上部の「Copilotによる要約」をクリックしましょう。

「Copilotによる要約」をクリックすると、以下のようにメールを要約できます。

この機能により、ユーザーは多忙な業務の中で重要な情報を素早く理解し、適切な対応ができるようになります。メールの内容を短時間で把握できるため、返信の優先順位付けや、必要なアクションの迅速な判断が可能になるでしょう。

メールの下書き

Copilotはメールの下書きを自動生成し、適切な表現や構成でメールを作成するため、時間を大幅に節約できます。

今回は、取引先へ先日の取引に対する感謝メールを作成してみましょう。まずは「新規メール」をクリックして、本文で半角の/を入力します。次に、Copilotを使って下書きをクリックして、プロンプトを入力しましょう。

プロンプトを入力して「生成」をクリックすると、メールの下書きが生成されます。メールの下書きが完了して、問題ない場合は「保持する」をクリックして、本文に転記しましょう。

Copilotを活用することで、ビジネスマナーを守ったメールを短時間で作成でき、生産性が向上します。とくに定型的なメールや、複雑な内容を含むメールの作成時に効果を発揮します。また、AIが適切な言い回しやメール構成を提案するため、コミュニケーションの質の向上にも繋がるでしょう。

メールの検索

Copilotを使用すると、関連するメールを正確に抽出できるため、従来の検索よりも効率的です。

従来のキーワード検索では、単語の一致だけで検索が行われるため、必要な情報を見つけるのに時間がかかることがありました。しかし、Copilotを使用した検索では、「先月の営業会議の議事録」や「Aさんから送られた予算に関するメール」といった自然な表現で検索できます。

以下の場合は、「新規プロジェクトに関するメール」という抽象的なプロンプトでメールを検索している例です。

この機能により、必要な情報を素早く見つけ出せるため、業務の効率が大幅に向上します。過去のやり取りの確認や、重要な情報の再確認が容易になり、意思決定のスピードアップや情報の有効活用が促進されます。

メールから予定を作成

OutlookではCopilotがメール内の日時や場所の情報を認識し、カレンダーに予定を追加するため、手動入力の手間が省けます。

以下のように、スケジュールを設定したい内容が書かれたメールを開いた状態で、「Copilotを使用してスケジュールする」をクリックしましょう。

クリックすると、Copilotが自動的にメールの内容をまとめ、スケジュールの概要を生成します。あとは、自分の予定や日時、参加者リストを確認するだけです。

この機能によりスケジュール管理が効率化され、重要な約束を見逃すリスクが減少します。手動でのカレンダー入力に比べ、ミスや漏れが少なくなり、より正確なスケジュール管理が実現します。

OutlookでCopilotを使うためには有料アカウントへの加入が必須

OutlookでCopilotを使用するには、Copilotの有料アカウントへの加入が必要です。

まず、個人ユーザーの場合は、月額3,200円のCopilot Proへの加入が必要です。また、企業ユーザーの場合は、Microsoft Copilot for Microsoft 365への加入が必要です。Copilot for Microsoft 365は、ユーザーごとにライセンスが割り当てられ、組織全体で利用できます。

有料アカウントに加入することで、Outlookだけでなく、ExcelやWord上でもCopilotの機能を活用できるようになります。メール管理の効率化だけでなく、資料作成やデータ分析なもでもCopilotの支援を受けられるため、業務全体の生産性向上が期待できます。

OutlookでCopilotが表示されない時はIT管理者に連絡

Copilotが表示されない問題が発生している場合、IT管理者に連絡する必要があります。

Copilotはデフォルトで使用できる設定であるため、組織レベルの設定や権限の問題が原因である可能性が高く、個人では解決できない場合があるためです。

なお、IT管理者の方は、Microsoftの公式サイトで詳細な操作を確認することをおすすめします。

Outlookでの業務はCopilotで時短させよう

仕事の中で、メールの作成・返信タスクが多くを占めている方は多いでしょう。Copilotを活用することで、メール関連タスクを大幅に時短できるため、本来時間をかけるべき重要な業務に集中できます。

本記事の内容を参考にOutlook上でCopilotを活用して、仕事の生産性をアップさせましょう。

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