生成AIで効率化できる仕事は6つ！おすすめツール12選や活用メリットも

近年、生成AIの著しい進化に伴い、仕事に活かしたいと考える人が急増しています。

実際、日経リサーチの調査では、生成AIが「仕事に役立つ」と感じている人が全体の75％にも上る結果が出ています。

とはいえ「資料作成やメール対応に追われる毎日で、どこから手を付ければいいかわからない」と感じていませんか。

本記事では、生成AIで効率化できる6つの仕事や取り入れるメリット、活用のコツをわかりやすく解説します。さらに、業務別に役立つ生成AIツール12選も紹介します。

生成AIをうまく使えば、資料作成やメール対応の時間を短縮でき、残業を減らして自分時間を確保できます。

ぜひ本記事を参考に、生成AIを取り入れて、毎日の働き方を少しずつ変えていきましょう。

監修者

SHIFT AI代表 木内翔大

（株）SHIFT AI 代表取締役 / GMO AI & Web3株式会社AI活用顧問 / 生成AI活用普及協会（GUGA）協議員 / Microsoft Copilot+ PCのCMに出演 / 国内最大級AI活用コミュニティ SHIFT AI（会員1万4,000人超）を運営。
『日本をAI先進国に』実現のために活動中。Xアカウントのフォロワー数は11万人超え（2025年4月現在）

生成AIを活用すれば、普段の仕事にかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、スキルとしても注目されます。

実際、生成AIスキルを活かした副業案件も増えており、新しい働き方に挑戦したい方にとって大きなチャンスです。

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生成AIを活用して効率化できる6つの仕事

ここでは、生成AIを活用して効率化できる6つの仕事を紹介します。

自身の仕事と照らしあわせながら、どの場面で役立てられそうかをイメージしながら読み進めてみてください。

生成AIを上手に活用することは、日々の業務効率化だけでなく、これからのキャリア形成にも大きく関わってきます。

一方で、生成AIの普及により、単純作業に依存しているだけでは将来の選択肢が狭まってしまう可能性もあります。

仕事を失うリスクに気づかず手遅れになる前に、生成AIの活用スキルを身につけたり、生成AIが出来ない仕事に就くことが大切です。

生成AIに奪われにくい仕事について知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

文章要約・資料作成

生成AIを活用すれば、文章の要点整理や資料の構成作成を効率化できます。生成AIは大量の情報から重要な箇所だけを抽出し、論理的な順序に沿って自動で整理できるためです。

長文の調査レポートや取材記事の要約に手作業では30分以上かかっていたところ、生成AIを使えば重要ポイントを抜き出して数分以内に要約できます。

以下は、実際に生成AIを使って資料を要約した画像です。

作業時間を大幅に短縮できるため、別の業務にあてる時間が増えるだけでなく、上司への提案書にもう一工夫加える内容面でも質を高められます。

メール・問い合わせ対応

生成AIを活用すれば、営業事務におけるメールや問い合わせ対応の業務負担を大幅に軽減できます。

社内連絡や見積書送付、問い合わせ対応などのメール業務も、生成AIを使えば、短時間で過去のやり取りから重要情報を整理できます。

以下は、生成AIとGmailを連携して、最近の仕事メールから重要ポイントを自動抽出している例です。

Gmailと連携すれば、過去のやり取りを参照しながら返信案や関連メールをまとめて分析できます。

メール対応にかかる負担を減らし、顧客対応のスピードと信頼を高めたい方におすすめの活用方法です。

データ分析・レポート作成

生成AIを活用すれば、日々のデータ分析やレポート作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

データを読み込むだけで、自動的にグラフやレポートを作成できるため、手作業に比べて作業時間を約50〜70％削減可能です。

以下は、実際に生成AIを活用してデータ分析を行った例です。

生成AIを活用して、データ分析とレポート作成にかかる時間を半分以下に短縮できるので、残業時間を減らしましょう。

スケジュール管理

生成AIを活用すれば、業務の進捗管理やスケジュール調整にかかる手間を削減できます。

生成AIは、タスクの所要時間を見積もったうえで担当者を割り当て、期限も自動で設定します。

以下は生成AIが会議の時間帯を提案している動画です。

生成AIがスケジュールを自動で整理するため、管理ミスや抜け漏れを防ぎ、業務をより効率的に進められます。

議事録作成

生成AIを活用すれば、会議音声の文字起こしと整理を自動化でき、議事録作成にかかる負担を大幅に軽減できます。

会議の録音データをAIツールにアップロードするだけで、発言内容が自動でテキスト化され、発言者ごとに整理された内容を数分以内に出力します。

以下は生成AIで議事録を作成した画像です。

議事録作成にかかる時間を大幅に短縮し、会議後の事務作業に追われずに済みます。

企画立案

生成AIを活用すれば、企画立案やアイデア出しにかかる負担を大幅に軽減します。

企画のテーマを入力するだけで、関連するアイデアや構成要素が整理され、企画のたたき台を短時間で生成できます。

以下は、実際に生成AIを活用して企画案のマインドマップを生成した動画です。

通常2〜3時間かかる企画案作成を30分〜1時間ほどに短縮でき、より多くのアイデアを検討・比較できます。

生成AIを仕事で活用する3つのメリット

ここでは、生成AIを仕事で活用する3つのメリットを紹介します。

生成AIを活用すると、仕事にどのようなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。

AIの進化は、私たちの生活に大きなメリットをもたらしてくれると同時に、仕事が代替されるなどの影響を与える可能性があります。

AIのメリットとデメリットを理解し、変化に適切に対応できるようになりたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

作業効率が大幅に向上

生成AIを使えば、繰り返し作業の負担を減らし、作業効率を大幅に向上できます。

文章作成やデータ整理など、人間が時間を要する業務を高速かつ正確に処理できるためです。

実際、米マサチューセッツ工科大学（MIT）の研究者ショッケド・ノイ氏とウィットニー・チャン氏による実験では以下のように報告されています。

We find that access to ChatGPT increases productivity by 37%, improves output quality by 20%, and enhances job satisfaction.

引用：Shakked Noy & Whitney Zhang, MIT Economics Research, 2023

生成AIを活用すれば、生産性や成果物の質だけでなく、働きがいまで高められます。

生成AIを活用して作業効率を高めた結果、高時給の副業に取り組む人も増えています。

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新しいアイデアの生まれやすさ

生成AIはインターネット上の膨大な知識をもとに、多彩なアイデアや表現のヒントを提案してくれます。

一人では行き詰まってしまうような企画書の構成や業務改善策も、生成AIに質問すれば思いもよらない選択肢が見つかるかもしれません。

エクセター大学の研究では、AIの活用によってストーリーの独創性や有用性が向上したとの報告があります。

アイデアが浮かばずに手が止まってしまうストレスも減り、結果として上司やチームからの評価向上にもつながります。
参照：ScienceDaily

人的ミスの削減

生成AIを活用すれば、単純作業で起こりやすい人的ミスを減らせます。

生成AIは決められたフォーマットで正確に文章やデータを処理できるため、手作業では起こしがちな誤字脱字や集計ミスも未然に防ぎやすいです。

たとえば、メールを送る前にChatGPTに内容を確認してもらえば、敬語の誤りや伝え漏れの事項を指摘してくれます。

最終的な確認は必要ですが、ミスによるやり直しが減り、仕事の正確さに対する上司や同僚からの信頼が高まるでしょう。

生成AIを仕事で活かす3つのコツ

生成AIをうまく活用するために知っておきたい実践的なコツを3つ紹介します。

コツを知っているかどうかで、生成AIを使った仕事の成果に大きな差がつきます。

紹介した3つのポイントを意識しながら、日々の業務に生成AIを取り入れてみましょう。

さらに、生成AIをもっと仕事に活かしたい方は、セミナーに参加して実践的な知識を身に付けるのも効果的です。

おすすめの生成AIセミナーについては、以下の記事で紹介しています。

明確なプロンプトを設計する

生成AIに期待通りの成果を出してもらうためには、明確なプロンプト※を設計する必要があります。
※AIへの指示や質問内容

プロンプトの内容が曖昧だと生成AIが意図を正しく理解できず、的外れな回答が返ってくる場合があるためです。

ChatGPTを提供するOpenAIの公式サイトでも、望ましい状況や結果、形式、スタイルなどについて、できるだけ具体的に記述することで、より高精度な回答を生成することが出来ると記載されています。

明確なプロンプトを設計できれば、得たい結果にたどり着くまでの試行回数を減らせます。
参照：Best practices for prompt engineering with the OpenAI API

定期的にプロンプトや使用方法を改善する

生成AIのプロンプトは、一度設定したら終わりではなく、状況に応じて定期的に見直しや改善が大切です。

一度作ったプロンプトを使い回し続けるだけでは、仕事の状況や目的に合わなくなり、思い通りの出力結果が得られにくくなるためです。

たとえば、導入初期に作ったプロンプトを半年以上そのまま使っている場合、業務フローや求める品質にズレが生じている場合があります。

プロンプトを柔軟に育てる意識を持てば、無駄な修正作業が減り、生成AIをより効率的に活用できます。

AIの補助的役割を理解する

生成AIは、業務を代行する存在ではなく、人間の判断を支援する補助的ツールとして位置付けましょう。

AIは万能ではなく、出力にミスが含まれる可能性があるため、そのまま鵜呑みにせず、最終的な判断を人間が行う必要があります。

MicrosoftはAIの役割について、以下のように記載しています。

With Copilot, you’re always in control. You decide what to keep, modify or discard.

引用：Microsoft公式ブログ（Microsoft）

AIを補助的役割として位置付ければ、誤った情報に振り回されるリスクを防げます。

生成AIを正しく活用するうえで重要なのは、ツールの特性を理解し、自分自身で判断・取捨選択できる力です。

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【業務別】仕事で使える生成AIツール12選

ここでは以下の6つの業務ごとに仕事で使える生成AIツールを紹介します。

生成AIを活用すれば、作業時間を短縮できるだけでなく、仕事の質も高まり、残業の削減やキャリアアップにもつながります。

まずは気になる業務の生成AIツールを確認してみてください。

文章要約・資料作成

ここでは、要点整理や素早い下書き作成に役立つ2つの生成AIツールを紹介します。

• ChatGPT
• Notion AI

生成AIを活用すれば、報告書の要約や企画資料の作成などを短時間で自動生成でき、作業時間を大幅に短縮できます。

自分の作業スタイルに合ったツールを試して、日々の業務効率化に役立ててみましょう。

ChatGPT

ChatGPTは、文章の要約や資料作成を効率化したい方におすすめの生成AIツールです。

ChatGPTはファイルの読み込みに対応しており、資料を読み込んだうえで、文章要約や構成整理を自動で行えます。

さらに、有料プランを利用すれば、複数のWebサイトの内容を集約して資料を作成する作業も可能です。

たとえば、上司から共有されたPDF資料をChatGPTにアップロードし「400文字で要約してください」と指示すれば、数秒で要点をまとめた内容が返ってきます。

ChatGPTを活用すれば、資料作成や情報整理にかかる時間を短縮でき、空いた時間を他の業務にあてられます。

Notion AI

日常的にNotionを利用している方にはNotion AIがおすすめです。

Notion AIは、Notion上で要約や文章作成、箇条書きの整理、タスクの洗い出しなどができるため、他の生成AIツールに切り替える必要がなく、作業を進められるためです。

たとえば、Notionに記載した会議メモに対して「2分で読める要約にして」と指示すれば、重要なポイントだけを抜き出した要約文を数秒で生成してくれます。

Notionでメモを取りながら、その場で文章の要約や資料の構成を作成できるため、作業時間を毎回30分〜1時間単位で短縮できます。

メール・問い合わせ対応

ここでは、メールや問い合わせ対応に活用できる生成AIツールを2つ紹介します。

• Claude
• Apple Intelligence

生成AIを活用すれば、メール文面や問い合わせへの返信内容を短時間で作成できます。

自分に合った生成AIツールを試して、メール・問い合わせ対応を効率化してみてください。

Claude

普段Gmailを使っている方は、Claudeを活用すると問い合わせ対応を含むメール業務を大幅に効率化できます。

ClaudeのプロプランではGoogle Workspaceと連携でき、Gmailの受信内容を読み取って返信文を自動生成できるため、対応の手間を削減できるためです。

たとえば、Gmailに届いた商品に関する問い合わせメールをClaudeに読み取らせると、質問内容に即した返信文が数秒で生成されます。

生成される文章もテンプレート文ではなく、やり取りの文脈に沿った文章を出力してくれるため、そのまま送信できるレベルの精度です。

返信にかかる時間を短縮できるため、他の業務に手が回りやすくなり、全体の作業効率が上がります。

Apple Intelligence

Apple製品を利用している方は、Apple Intelligenceを使えば、メール対応を効率化できます。

Apple Intelligenceは、iPhoneやMacに届いたメールを要約し、自動で返信文も生成するAIです。

たとえば、iPhoneに届いた会議案内のメールを開くと、要点だけを抜き出した要約と返信候補がすぐに表示されます。

メールの確認や返信にかかる手間を減らせるため、他の業務に時間を割けます。

ただし、Apple IntelligenceはiPhone 15 ProやM1以降のMacなど、一部の対応デバイスでのみ利用可能です。

対応機種や必要なソフトウェアバージョンについてはApple公式サイトをご確認ください。

データ分析・レポート作成

ここでは、データ分析・レポート作成に活用できる生成AIツールを2つ紹介します。

• Microsoft Power BI
• Gemini

大量の情報を短時間で整理できるため、作業効率が上がり、報告資料や提案書の質を高められます。

自分に合った生成AIツールを試して、データ分析やレポート作成を効率化してみてください。

Microsoft Power BI

Microsoft Power BIに生成AIを組み合わせると、データ分析やレポート作成の効率化できます。

Microsoft Power BIにはMicrosoft Fabric経由でCopilot（生成AI）が搭載されており、データの傾向分析やレポートの作成をAIが支援してくれるためです。

たとえば、営業データの集計レポートを作成するときに「売上が落ちている原因を教えて」と入力すると、Copilotがグラフを交えて原因を推測し表示します。

複雑なグラフ作成や集計コメントの作成を自動化できるため、レポート作成の負担を減らせます。

Gemini

Googleスプレッドシートなどで日々のデータ整理を行っている方は、Geminiを活用すればレポート作成を効率化できます。

Geminiは、Googleスプレッドシートと連携でき、表の要約や比較、グラフ作成などを自動化できるためです。

たとえば、売上データが入った表に対して「前年と比べてどこが伸びているか」と入力すると、数値の差分を分析し、グラフや要点を自動で整理します。

グラフ作成や数値の整理にかかる手間が減り、レポートの準備にかかる時間を短縮できます。

スケジュール管理

ここでは、スケジュール管理に活用できる生成AIツールを2つ紹介します。

• Asana
• Todoist

やるべき内容が明確になるため、仕事の優先順位をつけやすくなり、無駄な時間を減らせます。

自分に合った生成AIツールを試して、スケジュール管理を効率化してみてください。

Asana

業務が多く、進行管理に悩んでいる方は、Asanaを使うとスケジュール管理を効率化できます。

Asanaには「Asana Intelligence」という生成AI機能が搭載されており、業務の優先順位やスケジュールを自動で整理や調整してくれるためです。

たとえば、複数の業務の期日が重なっている場合でも、Asana Intelligenceが進捗状況をもとにスケジュールを再調整し「今日やるべきこと」を自動で整理してくれます。

対応が遅れやすい業務を把握しやすくなり、日々の優先順位をつけて着実に進められます。

Todoist

日々の細かい業務や予定を整理したい方は、Todoistを使うとスケジュール管理がしやすいです。

Todoistには「Smart Schedule」というAI機能があり、登録された業務に対して適切な実施日を自動で提案してくれるためです。

たとえば「今週中に企画書を作成」と登録すると、Smart Scheduleが過去の作業傾向や現在の予定をもとに「今日やるべきか、明日にするか」など日付を提案してくれます。

プロジェクトは最大4階層まで設定でき、期日とは別に「締め切り日（Deadline）」も管理できるため、業務内容にあわせて予定を組めます。

一方で、リピート設定や日付の入力、完了済み業務の扱いには少しクセがあるため、最初は戸惑うかもしれません。

とくに日本語入力では自動認識がうまく働かない場面もあるため、慣れるまでは英語表示に切り替えて使うのもひとつの方法です。

会議議事録作成

ここでは、会議議事録作成に活用できる生成AIツールを2つ紹介します。

• スマート書記
• Notta

正確な記録と要点整理をスムーズに進められるため、会議後の作業時間を短縮でき、ミスや漏れも防ぎやすいです。

自分に合った生成AIツールを試して、議事録作成を効率化してみてください。

スマート書記

会議後の議事録作成に時間がかかっている方は、スマート書記を使うと業務負担を大幅に減らせます。

スマート書記は、会話の録音内容をもとに、自動で発言ごとの文字起こしや要約を行ってくれるためです。

たとえば、会議を録音してスマート書記にアップロードするだけで、参加者ごとの発言が整理されたテキストと、重要な内容をまとめた内容が自動で作成されます。

議事録を一から書かなくて済むため、話を何度も聞き返す必要がなくなり、上司への共有やチーム内での報告も効率化できます。

Notta

会議中の内容をメモしきれず困っている方は、Nottaを使うと議事録作成を効率化できます。

Nottaは、会議の音声をリアルタイムで文字に起こし、終了後には発言内容を自動で整理・共有できるためです。

たとえば、オンライン会議にNottaを参加させておくだけで、話した内容がそのままテキスト化され、会議後には議事録としてまとめられます。

ZoomやGoogle Meetとも連携できるため、操作の手間もほとんどかかりません。

会議中に必死にメモを取らなくても内容が記録されるため、進行や発言に集中できます。

企画立案

ここでは、企画立案に役立つ生成AIツールを2つ紹介します。

• Miro
• MindMeister

思いついたアイデアを整理し、形にするスピードが上がるため、質の高い企画づくりができます。

自分に合った生成AIツールを試して、企画づくりを効率化してみてください。

Miro

企画を考えるときにアイデアが整理しきれず悩んでいる方は、Miroを使うと発想や構成をまとめやすいです。

Miroは、オンライン上のホワイトボード上で付箋や図形を自由に配置でき、チームでのアイデア出しや構成整理を視覚的に進められるためです。

たとえば新しい企画を考えるときに、生成AI機能を使えば、入力したテーマに対して関連キーワードや構成案を自動で提案してくれるため、ゼロから考える負担を減らせます。

また、実際の利用者からは「PinterestやAdobeから画像やアイデアをそのまま取り込めるので、ビジュアル要素の多い企画に強い」という声もあり、アイデア出しと資料づくりを並行して進めたい場面でも活用されています。

企画の方向性を整理しやすくなり、上司への提案資料も短時間でまとめられるため、他の業務に回せる時間を確保できます。

MindMeister

新しい企画を考えるときに、頭の中がごちゃついて整理できない方は、MindMeisterを使うと情報をまとめられます。

MindMeisterはマインドマップ形式でアイデアを広げながら整理できるため、関連性や抜けが見えやすくなり、全体像を捉えやすいためです。

たとえば、新商品のキャンペーンを企画する場面で、目的やターゲット、施策案などを項目ごとにマップ上に整理すれば、企画の全体像をひと目で把握できます。

思考をそのまま図に落とし込めるため、資料作成の準備がスムーズに進み、上司への共有も短時間で完了します。

生成AIを仕事で活用する際の3つの注意点

生成AIを仕事に取り入れる際、情報漏えいリスクや誤情報などを防ぐために注意すべき3点を紹介します。

生成AIを正しく活かして仕事の成果を上げるために、必ず押さえておきたい3つの注意点を順番に見ていきましょう。

情報が正しくない場合がある

生成AIが出力する情報は必ず正しいとは限りません。

AIはインターネット上の情報を学習しているものの、事実確認や真偽の判断ができないためです。

たとえば、存在しない法則や誤った統計データをあたかも正しいかのように出力してしまう場合も報告されています。

回答を鵜呑みにせず、人間によるチェックを徹底すれば、業務上のトラブルを防ぎ、より安全に生成AIを活用できます。

プライバシーと機密情報の保護を徹底する

生成AIを仕事で使うときは、社外秘情報や顧客データなどの機密情報を入力しないように徹底する必要があります。

生成AIに入力した情報は外部サーバーに保存され、第三者に漏えいする危険性があるためです。

たとえば、顧客の個人情報をうっかり入力してしまうと、仮に漏えいしなかったとしても、情報管理規程違反として社内で重大な問題になるおそれがあります。

あらかじめルールを守って利用すれば、情報漏えいだけでなく、社内規程違反の可能性も防ぎ、生成AIを仕事で活かせます。

倫理的な配慮が必要となる

生成AIを活用するときは、生成された内容に倫理的な問題がないかの確認が必要です。

AIは人間ほど意図や背景を汲み取る力がなく、差別的・不適切な表現が含まれる可能性があります。

たとえば、社内資料に使ったAI生成文に特定の性別を下げる表現が混じったり、生成画像が既存キャラクターに酷似していた場合、そのまま公開するとクレームや法的トラブルに発展するリスクがあります。

AIで生成した情報は、公開や共有前に必ず差別的な表現や著作権の問題がないか必ず確認しましょう。

生成AIを活用して仕事を効率化しよう！

本記事では、生成AIを仕事に活用する具体的な方法やメリット、活用コツ、そして業務別に使えるおすすめツール12選を紹介しました。

生成AIを仕事に取り入れると業務の効率化だけでなく、アイデアの生成や人的ミスの削減にもつなげられます。

さらに生成AIを活用すれば、毎日30分〜1時間の余裕を生み出し、家族との時間や趣味、学び直しにあてられるようになります。

まずは、紹介した生成AIツールの中から気になったものを選び、仕事に活用してみましょう。

今回紹介した生成AIツールは、仕事の効率化だけでなく、副業にも活用できます。

弊社SHIFT AIでは、生成AIを活用して副業を始める方法から生成AIの実践的なノウハウまでを解説する無料セミナーを開催しています。

セミナー参加者には「初心者からでも稼ぎやすい副業案件集」「AI副業診断」など合計7個の特典をプレゼントしています。

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