ChatGPTでタスク管理を効率化！プロンプトや実例、GPTsを解説

「ChatGPTでタスク管理はできる？どうやってやるの？」と気になっていませんか。

とくに日々多くの作業や業務を抱える方は、タスクの割り振りやスケジュール作成をゼロから行うとなると、それだけで多大な時間や手間を要してしまうでしょう。

ChatGPTを活用すれば、必要なタスク出しや優先順位づけ、スケジュール作成などのサポートしてくれます。活用やプロンプトを知っておかなければ、これからもタスク管理に時間を割かなければならないでしょう。

本記事では、ChatGPTをタスク管理に活用する利点やプロンプトと実例、タスク管理をサポートしてくれるGPTsについて解説します。

ぜひ最後まで読み進めて、あなたが抱える作業や業務に集中して取り組める環境づくりをしてください。

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ChatGPTをタスク管理に活用する利点

ChatGPTをタスク管理に活用する利点は以下の3つです。

• タスクの整理・管理が可能
• スケジュール管理の効率アップ
• リソース確保につながる

ChatGPTをタスク管理に活用することで、業務の効率化と生産性の向上を実現できます。あなたの作業や業務にどのような恩恵をもたらすのか、ぜひイメージしてみてください。

タスクの整理・管理が可能

作業や業務の情報をChatGPTに伝えれば、その日に必要なタスクの整理・管理ができます。

ChatGPTがタスクの重要度や緊急性を考えて優先順位をつけることで、最初に取りかかるべき業務を素早く判断できるようになるのです。

複数のプロジェクトを同時に管理する場合、ChatGPTにタスクの整理・管理をしてもらえば、ごちゃつきがちな業務がシンプルに整頓されます。

「複数の作業に少しずつ手を出してしまう」「優先度を考えるのが苦手」という方にとって効果的な存在と言えるでしょう。

また、ChatGPTに質問すれば、タスク管理するときに考えるべき点や順を教えてくれます。タスク管理に苦手意識がある方は、まずはChatGPTの回答をもとに作業を進めてみましょう。

スケジュール管理の効率アップ

ChatGPTにタスクを入力すれば、各タスクの所要時間や適切なスケジュールを提案してくれます。

先ほどの「優先順位」と掛け合わせることで、スケジュール管理の効率が上がり、優先度の高い順から1つずつタスクを完了させていけるのです。

スケジュール管理のサポートが有用な理由は、自分でゼロから所要時間やスケジュールを考えなくてよいからです。

複数のタスクがあるとき「それぞれにかかる時間を考え、スケジュールに組み込む」という作業自体に手間も時間もかかります。

ChatGPTのサポートを活用すれば、所要時間やスケジュールの土台を考えてくれるので、あなたは調整するだけでよく、スケジュールを立てる時間を削減できるのです。

もちろん、急なトラブルでスケジュールを変更したいときでも、状況や具体的な変更を伝えれば代替案を即座に示してくれます。

タスクの進捗も自動で確認できるため、期限に間に合わせるように行動を調整可能です。

リソース確保につながる

ChatGPTによるタスク管理の自動化で、手作業やリソースの無駄を削減して業務の効率化を図れます。

この点は、チームプロジェクトやゼミなど、とくに複数人で1つの物事に取り組む際に有用です。

タスクの整理・スケジュールの管理を最適化すると、どのタスクにどれだけのリソースが必要か見えてきます。リソースの状況から判断し、タスクの優先度を下げたり、人員や時間の追加を考慮したりできるでしょう。

また、タスクの洗い出しや優先順位付けが自動化されることで、本来の業務に集中する時間が増え、高品質な成果を挙げられる可能性が高まります。

以下の記事では、ChatGPTの活用方法を20個解説しています。さまざまな工夫や活用を取り入れるためにも、ぜひこの機会にチェックしてみてください。

ChatGPTでタスク管理するプロンプトと実例

ChatGPTをタスク管理に活用するためのプロンプトと、実際に使ってみた例を紹介します。

最初に送信するプロンプト

まずは、以下のプロンプトをChatGPTに送信しましょう（コピペOK）。

以下のプロンプトは「何を、どのような手順で行うのか」を指示するものです。

上記のプロンプトは、以下の順で構成されています。

1. ChatGPTの役割を明確にする
2. してほしいことを伝える
3. してほしいことの順を伝える
4. 補足や具体的な指示を伝える

プロンプトを作成するときは、まずChatGPTに役割を与えるのが重要です。「専門家である」という位置付けをすると、指示内容に特化した思考をしてくれます。

タスク管理にはさまざまな手順がありますが、この手順は、順を追って1つずつ指示するのが効果的です。「◯◯をして△△をしてから＊＊して」のように伝えると、ChatGPTが手順を正確に理解してくれない可能性があります。

上記のプロンプトは一例ですので、あなたの活用や状況にあわせてぜひ編集してみてください。

実例

ChatGPTでタスク管理を行った実例を紹介します。以下の画像は、先ほどの「最初に送信するプロンプト」を送信した直後で、プロンプトの「<ステップ 1>（タスクの送信）」を行ったところです。

「<ステップ 2>（タスク表を作成）」で指示したとおり、送られたタスクに優先度・緊急度を割り振り、優先度順に並び替えてくれました。

作成されたタスク表に問題がなかったので、次の「<ステップ 3>（スケジュールの作成）」に移ります。

各タスクに「理想的な時間配分」が追加されました。提案された時間配分は、あなたの状況やペースに合っていない場合がありますので、調節してChatGPTに伝えましょう・

今回は上から4番目のタスク「部下へのフィードバック面談」について、2時間ではなく1時間にするよう伝えてみました。

上から4番目のタスク「部下へのフィードバック面談」のみ、指示したとおりに時間が変更されています。

作成されたタスク表に問題がなかったので、次の「<ステップ 4>（着手の連絡）」「<ステップ 5>（完了の連絡）」に進みます。

まずは、一番上のタスク「顧客からの問い合わせに対応」に着手したことを伝えてみました。

「最初に送信するプロンプト」の指示どおり、「着手」と送られたタスクのステータスを「進行中」に変えてくれました。

次に、一番上のタスク「顧客からの問い合わせに対応」が完了し、次の「取締役会への報告資料作成」に着手したことを伝えてみます。

こちらも「最初に送信するプロンプト」の指示どおり、「顧客からの問い合わせに対応」が「完了」に、「取締役会への報告資料作成」が「進行中」に変更されました。

このように、ChatGPTにプロンプトとタスクを送信するだけで、ChatGPT上でまとめてタスク管理を行えるのです。

ChatGPTでタスク管理するならGPTsもおすすめ！

ChatGPTを活用してタスク管理するとき、ChatGPTをそのまま使用だけでなく、GPTsを利用するのもおすすめです。

GPTsは各作業や動作に特化した、ChatGPT上のアプリのようなものです。もちろんタスク管理に特化したGPTsもありますので、本記事では筆者おすすめのGPTsを3つ紹介します。

• スケジュール管理GPT
• Task Reminder
• AI-driven task management and prioritization GPT

出力の実例も紹介しますので、あなたの用途にあわせて使ってみてください。

スケジュール管理GPT

スケジュール管理GPTは、名前のとおり、スケジュール管理に特化したGPTsです。日本人が作成したGPTsで、説明も日本語で書かれているので、私たち日本人にとって使いやすいでしょう。

できることをスケジュール管理GPTに聞いてみると、以下の回答が得られました。回答からも、スケジュール管理に必要なさまざまな機能があるとわかります。

スケジュール管理GPTでは、Googleカレンダーからエクスポートしたファイルを送信することで、Googleカレンダーにある予定をChatGPT上に表示させられます。

以下の画像は、筆者のGoogleカレンダーを送信し、12月のスケジュールのみを出力してもらった様子です。

本記事での例としてGoogleカレンダーに入れていた3つの予定（予定1〜予定3）がすべて抽出されています。

抽出した予定は、スケジュール管理GPT上でもカレンダー形式にして出力できます。

予定の変更や追加を伝えると、スケジュール管理GPTで出力したカレンダーにも反映されます。スケジュール管理GPTの画面内で月のスケジュールを確認できて便利です。

ただし、Googleカレンダー自体と連携しているわけではありませんので、追加・変更した予定がGoogleカレンダーに反映されるわけではありません。

あくまで自分自身のスケジュール管理に使うようにしましょう。

Task Reminder

Task Reminderでは以下のことができます。とくにGoogleカレンダーやOutlookカレンダーへのリンクを発行できる点が魅力で、日々複数の予定を入れたり調整したりする方におすすめです。

Task Reminderでは、タスク名や時間、その他詳細を伝えると、以下画像のようにリンクを発行してくれます。

リンクの発行は「カレンダーを直接開き、予定を入れる場所を探し、予定を入れる」という手間を削減してくれる便利な機能です。

発行されたリンクは、コピーしてブラウザに入力して開きましょう。

発行されたリンクのページを開くと、以下のようにカレンダーの各予定の入力ページが開きます（例はGoogleカレンダー）。

とくに日々多くのタスクや予定を抱える方にとって、ページの移動を減らせるので、Task Reminderは日々の小さな手間やストレスを軽減してくれる便利なツールと言えます。

AI-driven task management and prioritization GPT

AI-driven task management and prioritization GPTは、以下画像のように、タスク管理を中心としたさまざまな機能を備えています。

とくに「言語や翻訳のサポート」があるので、日本語での文章作成が必要な場面でも有用です。

タスク管理についても、シンプルで使いやすい点が魅力です。タスク表を作成するよう指示してみると、以下のように表を作成してくれました。

進捗を伝えるだけで表を編集してくれるので、AI-driven task management and prioritization GPTの中で1日の進捗を簡単に追えます。

「タスク管理をはじめとしてさまざまな業務効率化を図りたい」という方は、ぜひAI-driven task management and prioritization GPTを使ってみてください。

【注意】個人情報・機密情報は入力しない

ChatGPTをタスク管理に活用するには、セキュリティ面での配慮も忘れずに行い、個人情報・機密情報は入力しないようにしましょう。

ChatGPTに入力した情報は、AIの学習データとして保存される可能性があるためです。

企業の機密情報や顧客の個人情報が外部に漏えいすると、信用の失墜や法的な問題に発展する可能性があります。

たとえば、プロジェクト管理では、具体的な顧客名や取引先の情報を「A社」「B社」のように匿名化して入力するとよいでしょう。

また、社内の機密情報を含むタスクは、「重要な会議1」「社内プロジェクトA」など、一般的な表現に置き換えて管理するようおすすめします。

ChatGPTでタスク管理を簡単・便利に！

ChatGPTは、必要なタスク出しや優先順位づけ、スケジュール作成などのタスク管理をサポートしてくれます。さまざまな作業に特化したGPTsの活用も有効です。

ぜひChatGPTを活用して、タスクやスケジュールをゼロから自分で考えることをやめ、あなたが抱えるタスクに集中できる環境を作ってみてください。

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