【プロンプトあり】ChatGPTを用いた社内マニュアル作成の5ステップ徹底解説

マニュアル作成に時間がかかり、更新の度に疲弊していませんか？

ChatGPTを活用すれば、効率的にマニュアルを作成・更新できます。

AIの能力を使うことで、人間の労力を大幅に削減し、短時間で質の高いマニュアルを作成でき、部署全体の生産性向上につながります。

本記事では、ChatGPTを用いた社内マニュアル作成の5つのステップと注意点を詳しく解説します。

ぜひ最後までお読みいただき、効率的なマニュアル作成の方法を身につけてください。

AIの力で、あなたのクリエイティブな仕事をもっと効率的にアップグレードさせてください。

なお、ChatGPTはマニュアル作成以外にもさまざまな業務で活用できます。以下の記事ではChatGPTの活用方法17選を紹介していますので、ぜひこの機会にチェックしてみてください。

ChatGPTを用いた社内マニュアル作成のメリット

ChatGPTを活用することで、マニュアル作成プロセスが大きく改善されます。

ChatGPTを用いたマニュアル作成には、想像以上のメリットがあります。

以下に、主な利点を挙げます。

• 短時間で作成できる
• マニュアルの更新にも活用できる
• 膨大な知識に基づいた生成で質が向上する

これらのメリットにより、ChatGPTの活用でマニュアル作成の効率が劇的に向上し、業務全体の生産性が飛躍的に高まります。

一方で、ChatGPTを活用しないと、マニュアル作成に多くの時間を取られ、他の重要な業務に支障をきたす可能性があります。

それでは、それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

短時間で作成できる

ChatGPTを使用すると、マニュアル作成の時間を大幅に短縮できます。

従来のマニュアル作成は、多くの時間と労力を要する面倒な作業でした。
しかし、ChatGPTは高速で情報を処理し、構造化された文章を生成できるため、人間が一から書く場合と比べて圧倒的に早いです。

たとえば、3000文字程度のマニュアル作成を例に挙げると、人間が一から書く場合の4〜5時間に対し、ChatGPTを使用すると約1時間で完成します。
情報入力から編集まで含めても、作成時間を75%以上短縮できるでしょう。

結果として、他の重要な業務により多くの時間を割けます。

マニュアルの更新にも活用できる

ChatGPTは既存のマニュアルの更新作業も効率化できます。

マニュアルの更新は頻度こそ高くありませんが、「マニュアルの確認」「更新すべき点の洗い出し」「更新・修正」の手間はかなり大変な作業です。
しかし、ChatGPTは新しい情報を素早く理解し、既存の内容と統合できるため、マニュアルの更新作業が従来よりも簡単かつ迅速です。

新機能の追加や手順の変更がある場合、ChatGPTに既存のマニュアルと新しい情報を入力し、更新を指示するだけで更新案を生成できます。
人間が行う複数のステップ（確認、洗い出し、修正）をChatGPTが一度に処理するため、更新作業が大幅に効率化されます。

マニュアル更新の効率化により、気軽に細かい更新を行え、常に最新かつ正確な情報を維持できます。

膨大な知識に基づいた生成で質が向上する

ChatGPTを活用することで、より包括的で質の高いマニュアルを作成できます。

ChatGPTは膨大な量の情報を学習しており、多様な知識を組み合わせて最適な内容を生成します。また、人間が与えた特定の情報も即座に理解し、それを基に洗練されたマニュアルを作成します。

たとえば、製品情報を入力すると、ChatGPTは技術仕様だけでなく、使用方法や類似製品比較など関連知識も自動的に組み込まれます。これにより、人間の指示なしでも、より包括的で質の高いマニュアルが生成されます。

人間の場合、情報を参考にしマニュアルに反映させることはかなり面倒ですが、ChatGPTはすぐに生成してくれます。

質の高いマニュアルにより、従業員の理解度が向上し、関連する業務の生産性が大幅に向上します。

ChatGPTを用いた社内マニュアル作成の5ステップとコツ

ChatGPTを活用したマニュアル作成の具体的な手順と実践的なコツをご紹介します。

以下に、マニュアル作成の5つの主要ステップを示します。

1. 業務フローを洗い出し整理する
2. マニュアルの構成を作成する
3. データ・情報を収集しChatGPTに学習させる
4. マニュアルの構成に従って生成させるためのプロンプトを考える
5. プロンプトを入力し、出力されたものを修正する（修正指示を出す）

これらのステップを順番に実践することで、効率的にマニュアルが作成できます。しかし、手順を理解せずにChatGPTを使用すると、不完全なマニュアルが作成されてしまい、かえって時間を無駄にするでしょう。

それでは、各ステップの詳細と実践的なコツを見ていきましょう。

1.業務フローを洗い出し整理する

マニュアル作成の第一歩として、対象業務の全体像を把握し、詳細な業務フローを洗い出し整理します。

業務フローの洗い出しの手順は以下の通りです。

正確で詳細な業務フローを把握することで、後の工程でChatGPTに適切な情報を与えられ、より実用的で効果的なマニュアルを作成できます。

ただし、この段階ではChatGPTは使用せず、人間が直接作業を行うことが重要です。

人間の経験と判断力を活かして、業務の細かなニュアンスや暗黙知も含めた正確な情報を収集しましょう。

2.マニュアルの構成を作成する

マニュアルの骨格となる構成を作成します。

この段階からChatGPTを活用することも可能です。

明確な構成があることで、後続の作業が効率化され、より体系的なマニュアルを作成できます。

ChatGPTを使ってマニュアルの構成を考える場合、以下のようなプロンプトが使えます。

このプロンプトを使用すると、ChatGPTは以下のような構成例を生成します。

このような構成を短時間で作成できることで、漏れのないマニュアルが作成できます。

3.データ・情報を収集しChatGPTに学習させる

マニュアル作成に必要なデータと情報を収集し、ChatGPTに学習させます。

ChatGPTに正確で詳細な情報を与えることで、より質の高いマニュアルを生成できます。

収集すべき情報

• 各業務の詳細な手順
• 使用する機器やツールの仕様
• 社内用語や専門用語の説明
• よくある質問と回答

情報収集の方法

• 既存のマニュアルや資料の確認
• 実際の業務担当者へのインタビュー
• 業務の実地観察

ChatGPTへの情報入力には、以下のようなプロンプトを使用します。

これにより、ChatGPTはより正確で実用的なマニュアルを生成できます。ChatGPTによる情報収集の詳細は以下の記事をご覧ください。
関連記事：ChatGPTで情報収集を劇的効率化！3ステップで即実践できる活用

4.マニュアルの構成に従って生成させるためのプロンプトを考える

マニュアルの各セクションに合わせた効果的なプロンプトを作成します。

適切なプロンプトを用意することで、ChatGPTから必要な情報を漏れなく引き出し、質の高いマニュアル内容を効率的に生成できます。

以下のプロンプトテンプレートを使用して、各セクションのマニュアル内容を生成します。

[]内に必要事項を入力するだけで、各セクションに合わせたマニュアル内容をChatGPTに生成してもらえます。

5.プロンプトを入力し、出力されたものを修正する（修正指示を出す）

ChatGPTが生成したマニュアル内容を確認し、必要に応じて修正や改善を行います。

AIが生成した内容は完璧ではないため、人間による確認と修正が必要です。

まず、ChatGPTの出力を以下の点で確認します。

• 内容の正確性
• 構成の適切さ
• 表現のわかりやすさ

軽微な修正は直接行います

• 誤字脱字の修正
• 表現の微調整

大幅な修正が必要な場合、以下のようなプロンプトでChatGPTに指示を出します。

AIの強みと人間の専門知識を組み合わせることで、より質の高いマニュアルを作成できます。

ChatGPTを用いた社内マニュアル作成の注意点

ChatGPTでマニュアル作成時に注意すべき3つのポイントを解説します。

前述の5ステップを実践してもうまくいかなかった場合、以下の注意点が原因かもしれません。
これらの点に注意を払うことで、より安全で信頼性の高いマニュアルを作成できます。

• ChatGPTに学習させるデータ・情報は正確なものを選ぶ
• 情報漏えいを懸念し、オプトアウト設定をしておく
• ChatGPTの生成物は必ず人の目でチェックする

これらの注意点を無視すると、不正確な情報を含むマニュアルの作成や情報漏れのリスクが生じる可能性があります。

各ポイントを確認し、より効果的なマニュアル作成を目指しましょう。

ChatGPTに学習させるデータ・情報は正確なものを選ぶ

前述のステップ3「データ・情報を収集しChatGPTに学習させる」が、マニュアルの質を決定する重要なポイントです。

ChatGPTに正しくない情報や不十分な情報を与えると、大幅な修正が必要なマニュアルが生成されてしまいます。

正確な情報を収集するためには、以下の点に注意しましょう。

• 業務フローの各段階に関する詳細情報を収集する
• 社内規定や最新の手順書を漏れなく確認する
• 実際の業務担当者に細かな注意点まで確認する
• 過去のトラブル事例や対処法も含める

ここで十分な時間をかけることで、ChatGPTがより正確で使いやすいマニュアルを生成でき、後工程での修正作業を最小限に抑えられます。

このステップは最も手間がかかりますが、手を抜くと全体の効率と品質が大きく低下します。面倒でも丁寧に行うことが、最終的な時間短縮と高品質なマニュアル作成につながります。

情報漏えいを懸念し、オプトアウト設定をしておく

ChatGPTを用いる際は、情報漏れのリスクを認識し、適切な対策を講じる必要があります。

ChatGPTは入力された情報を学習に利用する可能性があるため、機密情報や個人情報の取り扱いには注意が必要です。

この問題に対処するため、オプトアウト設定を行うことをおすすめします。手順は以下の通りです。

オプトアウト設定により、入力データがOpenAIのモデル改善に使用されるリスクを軽減できます。

ChatGPTでのオプトアウトについては、以下の記事でさらに詳しく解説しています。
関連記事：ChatGPTのオプトアウトで情報漏えい対策！概要や設定方法を解説

ChatGPTの生成物は必ず人の目でチェックする

ChatGPTが生成したマニュアルの内容は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正を加える必要があります。

AIは高度な文章生成が可能ですが、完璧ではありません。誤った情報や不適切な表現が含まれる可能性があります。

実践的な確認方法として、以下のようなアプローチを取ることをおすすめします。

• マニュアルを使って実際に業務を行ってみる
• 新人社員に試用してもらい、わかりにくい点をフィードバックしてもらう
• 複数の部署や役職の社員に確認を依頼し、多角的な視点を得る
• 定期的に見直しの機会を設け、最新の業務フローと照らし合わせる

人間による確認と改善で、信頼性の高い実用的なマニュアルを作成でき、業務プロセスの改善にもつながります。

確認を怠ると、誤った情報を含むマニュアルにより業務上の混乱や損失を招く可能性があります。実際の業務でマニュアルを使用することで、より実践的な改善点を見つけられます。

社内マニュアルをChatGPTに学習させることで高精度な出力が可能

既存の社内マニュアルをChatGPTに学習させることで、日常業務の効率化にも活用できます。

ChatGPTに社内固有の知識を学習させることで、より正確で文脈に沿った回答を得られます。

この方法には、以下のような活用例があります。

• 新入社員の質問対応
• 社内規定の迅速な確認
• 業務手順の即時参照

社内マニュアルを学習させたChatGPTを活用することで、情報検索の時間を大幅に削減し、業務効率を向上させられます。

ChatGPTで社内マニュアルを作成・更新をし、作業効率を向上させる

ChatGPTを活用することで、社内マニュアルの作成と更新を効率化し、高品質なマニュアルを作成できることを本記事で解説しました。

本記事で紹介した5つのステップと注意点を参考に、ぜひ職場でChatGPTを活用したマニュアル作成に挑戦してみてください。

ChatGPTの活用は社内マニュアル作成だけにとどまりません。他の業務や日常生活でも、AIツールを活用して効率化できる場面が多くあります。

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