みんなが幸せになるSHIFT AI仕事術～小技で差がつく！業務効率化スキルアップ体感時間～

日々の業務に追われて、「時間がいくらあっても足りない…」と感じていませんか。

AIを使えば、これまで1時間かかっていた作業が数分で完了するかもしれません。

しかし、「具体的にどう使えばいいかわからない」「難しそう」と二の足を踏んでいる方も多いはず。

今回は、利用者数No.１*のAI活用コミュニティ「SHIFT AI」で開催された会員向けオンラインウェビナー「みんなが幸せになるSHIFT AI仕事術～小技で差がつく！業務効率化スキルアップ体感時間～」の内容の一部を特別公開します。

※ GMOリサーチ&AI株式会社調べ ■調査項目/調査時点（2025年2月）における累計登録者数 ■調査対象/企業が運営するAI活用事例や実践ノウハウなど、ビジネス目的でのAI活用に関する講義を提供するコミュニティサービスを対象とし、講義を行わないネットコミュニティや個人運営のコミュニティ、ビジネス目的以外のコミュニティサービスは対象外とする

【※このウェビナーは終了しました。最新の参加案内はコミュニティ説明会でご案内しています。】

ウェビナー概要

このウェビナーの内容は以下のとおりです。

• AIを使ってPDFデータを瞬時にExcel形式に変換する方法
• 議事録作成を劇的に効率化するAIプロンプトの実演
• 繰り返し作業を自動化するGeminiの「Gems」機能の活用法
• 受講生のAI活用事例とアウトプットの重要性

それでは、明日から使える具体的なAI仕事術を一緒に学んでいきましょう。

PDFデータを一瞬でExcelに変換する技

業務の中で、PDFの表データをExcelに転記する作業ほど面倒なものはありません。

手入力での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。

今回のウェビナーでは、ChatGPTを使ってこの単純作業をわずか数分で終わらせる方法が実演されました。

ChatGPTにファイルを読み込ませて指示するだけ

やり方は非常にシンプルです。

ChatGPT（GPT-4などの高性能モデル推奨）にPDFファイルをアップロードし、「このPDFの内容をExcel形式で出力してください」と指示するだけ。

これだけで、AIがPDF内のデータを解析し、表形式のデータとして出力してくれます。

データの整形もAIにお任せ

さらにすごいのは、データの修正も会話形式で行える点です。

「数字の全角を半角に直して」「氏名の間にスペースを入れて」といった細かい指示も、プロンプト一つで瞬時に対応してくれます。

これまで30分かかっていた作業が3分で終われば、27分の自由な時間が生まれます。

議事録作成を5分で終わらせるAI活用術

会議の議事録作成も、多くのビジネスパーソンを悩ませるタスクの一つです。

録音を聞き返しながら文字起こしをし、要約してまとめる作業には膨大な時間がかかります。

しかし、Googleの生成AI「Gemini」を活用すれば、この作業も劇的に効率化できます。

音声データや文字起こしテキストを要約させる

Geminiに会議の音声データ（または文字起こしテキスト）と、適切なプロンプト（指示文）を入力します。

プロンプトには「決定事項」「ネクストアクション」「TODOリスト」など、出力してほしいフォーマットを指定します。

すると、AIが内容を理解し、読みやすい議事録を一瞬で生成してくれます。

「Gems」機能で自分専用のAIを作る

Geminiには「Gems」という機能があり、これを使うと自分好みの設定をしたAIを保存できます。

例えば「議事録作成専用のGem」を作っておけば、毎回プロンプトを入力する必要がなくなり、データを放り込むだけで議事録が完成するようになります。

これは無料版のGeminiでも利用可能な強力な機能です。

学びを成果に変えるためのアウトプット習慣

AIスキルを身につけるためには、ただ動画を見たり話を聞いたりするだけでなく、実際に手を動かす「実践」と、それを発信する「アウトプット」が不可欠です。

SHIFT AIでは、このサイクルを回すための仕組みが整っています。

小さな成功体験を共有し合う

コミュニティ内には「受講生のAI活用事例」を投稿する場所があります。

「こんなプロンプトを使ったら便利だった」「この作業が時短できた」といった日々の小さな発見を共有し合うことで、自分自身の理解が深まるだけでなく、他のメンバーの学びにも貢献できます。

アウトプットが次のチャンスを生む

学んだことをX（旧Twitter）やDiscordなどのSNSで発信することは、自分のスキルを証明するポートフォリオの代わりにもなります。

SHIFT AIでは、積極的な発信や成果報告を行うメンバーに対して、運営から仕事のオファーをすることもあります。

ただ学ぶだけでなく、キャリアアップにつながる環境を活用しましょう。

まとめ：AIで生み出した時間を「幸せ」のために

AIによる業務効率化の真の目的は、単に仕事を速く終わらせることだけではありません。

浮いた時間を家族と過ごしたり、趣味に没頭したり、新たな学びに投資したりと、人生を豊かにするための時間を作ることです。

今回紹介したテクニックは、どれも特別なスキルは必要ありません。

「習うより慣れろ」の精神で、AIを日常のツールとして使い倒していきましょう。

一人でAIを学び続けるのは大変ですが、仲間がいればモチベーションを維持できます。

SHIFT AIには、初心者から上級者まで多様なメンバーが集まり、日々情報を交換しています。「みんなが幸せになる仕事術」を実践し、共に新しい働き方を実現していきましょう。